Tietosuojaseloste

Projektiammattilaiset ry toimii henkilö- ja organisaatioasiakkaiden kanssa. Yhdistys käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joita sovelletaan Projektiammattilaiset ry:n käsittelemiin henkilötietoihin.

1. Rekisterin nimi

Projektiammattilaiset ry:n asiakasrekisteri

2. Rekisterin tarkoitus

PRY:n henkilörekisteri muodostuu erillisistä alarekistereistä, joita ovat PRY:n jäsenrekisteri, tapahtumakohtainen osallistujarekisteri, markkinointirekisteri, sertifiointirekisteri sekä taloushallintajärjestelmä. Rekisteriin tallennetaan jäsentietojen lisäksi yhdistysten luottamushenkilöiden, työpajoihin ja tapahtumiin osallistuneiden, työ- ja palvelussuhteessa olevien sekä muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilötietoja.

3. Rekisterinpitäjä

Projektiammattilaiset ry (PRY)
Y-tunnus: 1110402-4
Innopoli 1
Tekniikantie 12
02150 Espoo
sähköposti: info(a)pry.fi

4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja Anna-Maria Mäkelä, anna-maria.makela(a)pry.fi, puh. +358 504044950

4. Rekisterin pitämisen peruste

Yhdistyslain (26.5.1989/503) 11 §:n mukaisen jäsenluettelon laadinta ja ylläpito
Yhdistyksen toimintaan kuuluvien tapahtumien markkinointi ja järjestäminen
Markkinointitarkoituksiin, kuten uutiskirjeen ja lehden toimittamiseen liittyvä rekisteri
Sertifiointitoiminta

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käyttää jäsenrekisteriä ensisijaisesti yhdistyksen ja jäsenistön jäsenasioiden hoitamiseen.

Rekistereissä ovat tämän lisäksi tallennettuna yhdistyksen tapahtumien osallistujat, sertifiointiin osallistuneet ja sertifikaatteja suorittaneet, PRY:n työsopimussuhteinen henkilökunta ja hallituksen jäsenet sekä yhdistyksen muut toimihenkilöt sekä PRY:n sopimuksiin ja yhteistyökumppanuuksiin liittyvien henkilöiden tiedot.

Tietoja saavat käyttää käyttöoikeusrajoituksin vain ne PRY:n palveluksessa olevat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävien hoitamiseen sekä sovituin rajoituksin yhdistyksen luottamushenkilöt ja sopimussuhteiset toimihenkilöt.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään PRY:n tapahtumista ja toiminnasta tiedottamiseen ja niiden markkinointiin sekä PRY:n jäsenyysmarkkinointiin. Tietoja voidaan käyttää myös tutkimustoiminnallisiin (mm. erilaiset kysely) ja tilastollisiin tarkoituksiin. Lisäksi PRY:n henkilöstön tietoja luovutetaan palveluntuottajille, kuten ulkoistettu palkkahallinto ja työterveyshuolto. Näissä tarkoituksissa tietoja käsitellään lain vaatimalla tavalla luottamuksellisesti.

Rekisterin pitäjä voi käsitellä tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

yhdistyksen jäsenten tietojen ylläpito
Jäsenorganisaatioiden jäsenten tietojen ylläpito
yhdistyksen jäsenpalveluista ja eduista tiedottaminen
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden tarjoamien etujen ja palveluiden suoramarkkinointi jäsenistölle
asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta
alan tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinointi jäsenistölle
verkkopalveluilla tapahtuva toiminta
jäsenmaksujen laskuttaminen
rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
tutkimustoiminnalliset ja tilastolliset tarkoitukset
sertifiointitoimintaan liittyvä tietojen käsittely, mm. ilmoittautumiset, suoritustiedot, ja sertifiointiin liittyvät maksutiedot

6. Rekisterin tietosisältö

Jäsenistä kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

Jäseneen liittyvät tiedot
- täydellinen nimi
- lähiosoite
- postinumero ja -toimipaikka
- kotikunta ja -maa
- puhelin- ja matkapuhelinnumero
- sähköposti
- syntymävuosi
- ammattinimike
- työnantaja
- jäsenen suostumus suoramarkkinointiin
Jäsenyyteen liittyvät tiedot
- teemaryhmiin liittyminen
- alueryhmiin liittyminen
- jäsenlaji
- liittymis- ja eroamisajankohta
- jäsenmaksutiedot
- tieto jäsenen osallistumisesta yhteisön järjestämiin tapahtumiin
organisaatiojäsenen kohdalla lisäksi tieto jäsenkategoriasta, liittymis- ja eroamisajankohta, tieto yhteyshenkilöstä, kotisivujen osoite sekä organisaatiojäsenen normaalit yhteystiedot
henkilön (ei-jäsen) osallistuminen yhteisön järjestämiin tapahtumiin sekä uutiskirjeen tilaus
sertifikaattisuoritukset: hakemus, osallistuminen sertifiointikokeisiin, sertifiointiin liittyvät maksutiedot ja sertifikaattisuoritukset kuten tyyppi ja voimassaoloaika
tutkimus- ja markkinointitarkoituksiin kerättävät tiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään tai hänen edustajaltaan. Tietolähteenä ovat jäsenten liittyessä antamat tiedot sekä jäsensuhteen aikana jäseniltä saadut tai kerätyt tiedot. Jäsentietomuutoksia vastaanotetaan tarvittaessa myös jäsenrekisterin omien tietojen ylläpitopalveluun (OmaPRY) sekä jäsenmaksun maksajana olevan työnantajan ilmoituksesta, palveluiden oston ja käytön yhteydessä. Henkilöistä kerätään tietoja markkinointirekisteriin myös kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti. Tietoja säilytetään se aika, joka on välttämätön kyseisen käyttötarkoitusten vuoksi.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja luovutetaan kuitenkin tapauskohtaisesti erilaisiin tapahtumien markkinointi- ja järjestelytarkoituksiin (esim. yhteistyökumppanille 3PMO-tapahtuman ja Projektipäivien markkinointiin, mutta vain tähän tarkoitukseen) ja painotalolle yhdistyksen lehden postitusta varten. Tietoja luovutettaessa otetaan huomioon jäsenten ilmoittamat kiellot tietojensa luovuttamisesta. Lisäksi sertifioituneiden tietoja luovutetaan IPMA:n tietokantaan sertifiointiin liittyvien sopimusten ja määräysten mukaisesti.

Muista mahdollisista tietojen luovutuksesta päättää PRY:n hallitus.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

PRY on sopinut kirjallisesti kaikkien palveluntarjoajiensa kanssa, että rekisterin tietoja ei saa siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Tietojen katseluun ja muuttamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tietoja käsittelevät PRY:n jäsentietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Yhteys järjestelmään tapahtuu salattua internetyhteyttä käyttäen.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus korjata virheellinen tieto

Henkilöllä on asetuksen mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Rekisterin tietolähteet on todettu edellä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 2. mainitulle rekisterin yhdyshenkilölle. Henkilön tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: täydellinen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö on tehtävä kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle. Pyynnössä tulee esittää tiedon korjaamiseksi tarpeelliset seikat ja henkilön yksilöintiin tarvittavat tiedot: täydellinen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jäsen voi korjata tietonsa myös kirjautumalla omilla tunnuksillaan suojattua yhteyttä käyttäen jäsenrekisterin omien tietojen ylläpitopalveluun (OmaPRY).

12. Kielto-oikeus

Jäsenellä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta tai käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia varten ilmoittamalla siitä asianmukaisesti. Jäsen voi merkitä suoramarkkinointikiellon omiin rekisteritietoihinsa myös kirjautumalla omilla tunnuksillaan jäsenrekisterin omien tietojen ylläpitopalveluun (kotisivujen OmaPRY).