Projektit ovat ihmisten välistä toimintaa

Vastauksissa korostuu johtamisen vastuullisuus. Vastuullisuus työkuormasta, tarvittavasta perehdytyksestä tehtäviin, tasa-arvosta, oikeudenmukaisesta johtamisesta. Kaikkia asioita, joihin projektipäällikkö voi toiminnallaan vaikuttaa, mutta jotka koskevat koko organisaation projektikulttuuria. Mitä ja kuinka paljon projekteja käynnistetään? Onko projektisalkun hallinta kunnossa? Kiinnitetäänkö huomiota ihmisten hyvinvointiin? Onko projektitoiminta tältä osin kestävää ja vastuullista? Projektivalmennuksissa olemme usein sanoneet, että kuka tahansa osaa vetää projektin niin, että osallistujat ovat lopussa sairaslomalla. Projektin johtaminen niin, että osallistujat ovat lopussa paremmassa kunnossa kuin alussa, on ammattilaisen merkki.  Onko projektin rautakolmion kulmista ”resurssit” aina se, joka joustaa?

Projekteissa toimivien ihmisten hyvinvointi ei välttämättä nouse kovin vahvasti esiin, kun lukee kirjoituksia vastuullisuudesta. Tavallisesti sosiaalisia- ja ihmisvaikutuksia pohditaan projektin sidosryhmien kannalta. Siksi näiden teemojen vahva esiinnousu oli toisaalta yllättävää, mutta samalla hyvin mielenkiintoista. Tässä on selkeä parannettava osa-alue erityisesti organisaation projektikulttuurin kannalta.

Vastuullisuus tulee näkyväksi käyttäytymisessä

Toiseksi vahvasti painottuvat erilaiset käyttäytymiseen liittyvät sanat, kuten avoimuus, rohkeus, hyvä fiilis, vastuunkanto, huolenpito, asioiden esille nostaminen ja virheistä oppiminen. Asioita, jotka kertovat toimintaympäristön psykologisesta turvallisuudesta. Kyse on samalla luottamuksen rakentamisesta. Tässäkin projektipäällikkö toimii esimerkkinä, mutta hän ei voi yksin rakentaa luottamuksen ilmapiiriä. Tähän tarvitaan koko organisaation panosta. Millaista käyttäytymistä organisaatiossa hyväksytään? Osataanko olla rakentavasti eri mieltä? Entä projektitiimin pelisäännöt? Harvassa projektissa tehdään toistaiseksi tiimisopimuksia, johon yhteisesti työstetyt pelisäännöt projektiin käytännöistä on kirjattu. Pelisääntöjen työstäminen on koettu tilaisuuksissamme poikkeuksetta hyödylliseksi.

Vastuullisuus osaksi projektien käynnistämisestä

Kestävä projektijohtaminen on projektin toteutuksen ja tukiprosessien suunnittelua, seurantaa ja valvontaa, jossa otetaan huomioon projektin resurssien, prosessien, tuotosten ja vaikutusten elinkaaren ympäristölliset, taloudelliset ja sosiaaliset näkökohdat. 

Kaikissa organisaatiossa on aina enemmän ideoita ja kehitystarpeita kuin resursseja niiden toteutukseen. Kaikkea ei voi tehdä, ainakaan heti, vaan tarvitaan valintaa. Projektiprosessin alussa ideoista ja ehdotuksista valitaan parhaat aihiot tarpeen ja ennen kaikkea hyötyjen näkökulmasta. Hyödyllisimmät ideat pääsevät valmistelun kautta suunnitteluun ja siitä toteutukseen. Hyödyt realisoituvat tuotosten kautta ja tuotokset saadaan aikaan projekteilla. 

Pelkästään hyötyjen määrittely ja niihin liittyvien tuotosten suunnittelu ei kuitenkaan riitä. Projektin eri vaiheissa on otettava huomioon vastuullisuuden kaikki osa-alueet: taloudellinen, sosiaalinen ja ympäristö. Erityisesti projektien valinnassa ja suunnittelussa huomioidaan sen aikaansaama vastuullisuus. Kun olemme sparranneet organisaatioiden projektimalleja, olemme huomanneet, ettei vastuullisuus useinkaan ole edustettuna projektin käynnistämiskriteereissä.

Organisaatiolle itselleen tulevia vastuullisen projektitoiminnan hyötyjä voidaan ajatella sekä taloudellisten hyötyjen, että aineettomien hyötyjen näkökulmista. Parhaimmillaan vastuullisuus on organisaation strategian ytimessä ja kilpailuetu.  

Taloudellisina hyötyinä voi mainita esimerkiksi paremmat ja kestävämmät tuotteet, pienemmät tuotantokustannukset eli kasvanut arvontuotto, kasvaneet myyntitulot, pienentyneet taloudelliset riskit ja pääsy vastuullisten yritysten pääomamarkkinoille. 

Aineettomia hyötyjä ovat esimerkiksi vastuullisten tuotteiden kehitystyön aikaansaama kilpailuetu, sidosryhmien vastuullisuusodotusten täyttäminen, kyky sitouttaa parhaat työntekijät, yrityksen maine ja julkisuuskuva sekä luottamuksen rakentuminen yrityksen ja sidosryhmien välille.

Ympäristöön liittyvät asiat korostuvat

Vastauksissa mainitaan hankintojen vastuullisuus, matkustamisen vähentäminen, energiatehokkuus ja hukan vähentäminen. Ylipäänsä konkreettisia, käytännön toimia, joihin projektissa voidaan suoraan vaikuttaa. Matkustamisen vähentäminen esimerkkinä on selkeä suunnitteluvaiheen päätös. Millaisia kokouksia tässä projektissa pidetään? Kestävän kehityksen alueella projekteissa on vielä paljon muutakin huomioon otettavaa. YK on määritellyt yhteensä 17 kestävän kehityksen tavoitetta, joista suurin osa on toki laajempia kuin yksittäisen projektin hallittavia, mutta salkkutasolla noita on syytä huolellisesti pohtia. 

Kirjoittajat: