Projektisalkun avulla saadaan kontrollia ja voidaan käsitellä asiat avoimesti sekä esittää ne yhteismitallisesti johdolle. Kun projektisalkun käyttö harmonisoi toimintatapoja, myös näkymä riskeihin paranee. Kokonaiskuvan esittämisessä auttaa lisäksi projektien välisten riippuvuuksien hahmottaminen sekä mahdollisuus jakaa resurssit eri projekteille ja nähdä niiden käyttöaste.
Hyvästit Excel-aikakaudelle, case Suominen Oyj
Suominen Oyj:llä projektisalkun hankintaprosessi käynnistyi laajan kehityshankkeen, kustannustehokkuusohjelma Optiman, tarpeista. Optima-ohjelmaan liittyi kymmeniä eri ohjelmia ja eri kokoisia projekteja. Hankkeen aloitusvaiheessa todettiin, että ”excel-aikakaudelle” on tarpeen sanoa hyvästit. Optiman esimerkkiä noudattaen lähtivät Thinking Portfolio-projektisalkkua käyttöönottamaan myös Suomisen R&D-kehitysprojektit, kasvuinvestoinnit ja ICT, joiden projekteja johdettiin aiemmin niin ikään exceleiden ja wordin avulla.
Mika Rapeli (director, Growth Projects) Suomiselta on iloinen siitä, että Thinking Portfolion salkku on kaiken kaikkiaan taipunut hyvin yhtiön eri funktioiden tarpeisiin. Salkkunäkymät on saatu sellaisiksi, että ne palvelevat eri osapuolia ja salkku on jatkossakin vaivatonta ottaa käyttöön uusissa funktioissa. Seuraavaksi sitä aletaan hyödyntää uuden strategiaohjelman sekä Marketing and Category Management -funktion toiminnoissa.
”Thinking Portfolion referenssit ja esittely vakuuttivat. Thinking Portfolio käyttöliittymä oli selkeä ja totesimme, että ei tarvitse tehdä massiivisia integraatioita muihin järjestelmiin. Myös kustannuksiltaan Thinking Portfolio oli erittäin kilpailukykyinen. Suosittelen myös muille.” Mika Rapeli, Suominen
Thinking Portfolio auttaa monessa
Projektisalkku toimii itsessään tiedotuskanavana ja suunnittelun apuna erityisesti R&D-projekteissa. Salkun suhteen Suomisella noudatetaan avoimuuden periaatetta: tietoa tarvitseva voi itse katsoa salkusta mitä kaikkea on meneillään ja käyttää tietoa hyväkseen omassa ideoinnissaan ja suunnittelussaan. ”Tämä on selkeä parannus aiempaan”, toteaa Rapeli.
”Kun tiedot ovat tallennettuina tehdaskohtaisille servereille ja vain pienen joukon saavutettavissa, arvokasta tietoa hukkuu, kun ei edes tiedetä sen olemassaolosta. Thinking Portfolion projektisalkku tuo tähän selkeän parannuksen. Olemme ajaneet myös R&D-ideasalkun järjestelmään. Näin saimme projektien raportoinnin ja kommunikaation yhdelle alustalle. Olemme siirtyneet pois passiivisesta tiedonkäsittelystä pilvipalvelu- ja tietokantamaailmaan, missä tiedot ovat koko organisaation saavutettavissa.” Rapeli jatkaa.
Hänen mukaansa projektisalkun käyttäjät ovat onnellisia, kun lomakkeet ja raportit tulevat suoraan ulos eikä niitä tarvitse etsiä ja tehdä moninkertaista työtä. Silloin, kun tieto on yrityksen sisällä, sen pitäisi olla käytettävissä suoraan ja nyt se toteutuu.
Lue lisää, miten salkku on sysännyt Suomisen projektimallin kehityksen liikkeelle.
Hämeen liitossa projektisalkku on avoin kokonaistilanteen seurantaväline
Samaan aikaan kun Hämeen liitossa tehtiin projektisalkun määrittelytyötä, liiton piti valmistautua esittelemään maakunnassa siihen mennessä rahoitettujen projektien kohdentumista ja tuloksia maakuntahallitukselle. Näin saatiin Thinking Portfolio-projektisalkku koeponnistettua aidon aineiston esimerkeillä jo määrittelyvaiheessa. Projektisalkun määrittelyprosessiin osallistui liiton edustajien lisäksi kattavasti eri sidosryhmiä, mm. maakunnan rahoittajakumppaneita ja hankkeiden toteuttajia.
Työkalu osoitti pätevyytensä ja havainnollisti osallistujille, mihin kehitysresursseja hankkeiden osalta kannattaisi panostaa. Samalla saatiin arvokasta kokemusta salkun sopivuudesta maakunnan käyttöön.
Strategisten tavoitteiden eteneminen näkyy Thinking Portfolio-projektisalkussa
Strategiatyö maakunnassa on laaja prosessi, jota tehdään yhdessä sidosryhmien kanssa. Projektisalkusta voidaan seurata kokonaisvaltaisesti rahoituksen kohdentumista yhdessä sovittuihin tavoitteisiin. Strategiatyöhön osallistuvat näkevät uusia hankkeita suunnitellessaan, mitä on aiemmin toteutettu ja mitä on nyt meneillään. Thinking Portfolio-projektisalkun avulla tehdään siis koko maakunnan hankeseurantaa.
Uraauurtavana lisäarvona Hämeen liitossa koetaan erityisesti se, että projektisalkku tukee liiton strategista kohdentamistyötä. Tämän uuden työvälineen avulla voidaan seurata ohjelmatavoitteiden etenemistä, eli miten varoja strategisten tavoitteiden toteutumiseksi käytetään. ”Tällä voi havaita myös laajempia strategisia suuntaviivoja. Yksittäisiä hankkeita voidaan seurata muistakin välineistä sekä hankkeen rahoituksen että sisällön osalta, mutta kokonaisnäkemystä ja trendejä ei hahmota muualta kuten Thinking Portfolio-projektisalkusta.”, sanoo maakunnan kehittämispäällikkö Marko Mälly.
”Tämä on meidän maakuntamme tiedolla johtamisen väline. On äärettömän tärkeätä, että nähdään, mitä hankerahoilla on saatu aikaan, eli miten maakuntaa ja sen asukkaiden elämää kehittäviä hankkeita toteutetaan eri paikkakunnilla. Thinking Portfolio-projektisalkku on meille siis erittäin tärkeä viestinnän työväline.” Kehittämisjohtaja Matti Lipsanen, Hämeen liitto
Lue avoimuuden merkityksestä tiedolla johtamisessa Hämeen liitossa.
Verohallinto & Thinking Portfolio – projektisalkku ketterästi ja nopeasti käyttöön
Verohallinnon projektisalkun käyttöönottoprojekti vietiin läpi noudattaen Thinking Portfolion käyttöönoton ketterää projektimallia. Ensimmäiseen projektityöpajaan valmisteltiin protosalkku, jonka avulla kolmessa työpajassa määriteltiin, ja suureksi osaksi jo parametroitiinkin, Verohallinnon prosessien mukainen projektisalkkutyökalu valmiiksi. ”Ennen koronarajoituksia kasvokkain ja myöhemmin etänä toteutetut työpajat onnistuivat hyvin, asiat saatiin käsiteltyä suunnitellusti ja aikataulussa.”, kertovat Verohallinnon projektissa mukana olleetMarjo HosionahojaHarri Fogde.
Parametrointi viimeisteltiin, kun työpajat olivat ohi. Noin kahden kuukauden kuluttua projektin aloituksesta projektisalkku oli valmis tuotannon omaiseen käyttöön, eli oikeiden projektien ja hankkeiden hallinnointi voitiin aloittaa. Tässä vaiheessa Thinking Portfolion konsultit kouluttivat Verohallinnon pääkäyttäjät, jonka jälkeen alkoi neljän viikon mittainen hienosäätövaihe.
Kolmen ensimmäisen viikon aikana oli mahdollista vielä tehdä viimeisteleviä muutoksia salkkuun. Tällaisia muutoksia olivat esimerkiksi kenttien lisäykset ja poistot sekä tietojen esitysjärjestys välilehdillä. Hienosäätövaiheessa muutokset projektisalkun näkymiin saatiin tehtyä näppärästi ilman häiriöitä salkussa jo olleeseen projektidataan.
Verohallinnon tyytyväinen projektitiimi kertoo, että Thinking Portfolion modulaarinen etenemistapa kuulosti alun alkaenkin sopivalta. He pitävät hyvänä sitä, että projektin aikana on nähty myös mitä jatkohyödyntämismahdollisuuksia sovelluksessa on olemassa. ”Tästä on hyvä jatkaa yhteistyötä ja jatkokehittämistä.”, summaa ryhmäpäällikkö Marjo Hosionaho.
”Thinking Portfolion salkunhallinta-alusta on toteutettu teknisesti hyvin ja toimintamalli on hiottu, arvostan kovasti – oli kiva tehdä projektia tällä moodilla.” Kehittämisen asiantuntija Harri Fodge, Verohallinto
Verohallinnon salkun seuraavista vaiheista voit lukea Thinking Portfolion omasta blogista.
Metropolia varmistaa strategian suunnan projektisalkun avulla
Thinking Portfolion projektisalkun sopivuus Metropolialle vahvistui referenssikäynnillä Turun ammattikorkeakoulussa, jolla on vastaava tuote käytössä. Esittelyssä havainnollistui hyvin, mihin kaikkeen Thinking Portfolion projektisalkkua voidaan korkeakoulumaailmassa hyödyntää.
Johdolle on tärkeää saada projektisalkusta jatkuvasti ajan tasalla olevaa tietoa ja sen puuttuminen aiemmin käytössä olleesta järjestelmästä oli myös yksi tärkeimmistä syistä järjestelmän vaihtamiseen. Järjestelmän käyttöönoton myötä kaikki projektit saadaan nyt esille ja sen lisäksi Halliksi nimetty salkku toimii johdon työkaluna antaen näkymän kaikkiin meneillään oleviin hankkeisiin. Tietoja voidaan katsella yhteenvetona monista eri näkökulmista käsin.
”Halli on jatkossa ehdottomasti tärkeä myös strategiatyön seurantavälineenä. Se mahdollistaa, että pystymme purkamaan strategian tavoitteiksi ja edelleen projekteiksi sekä seuraamaan strategian toteuttamista monipuolisesti. Ilman Hallia se olisi huomattavasti vaikeampaa.”, havainnollistaa varatoimitusjohtaja Simo Mustila salkun hyötyjä.
Siitä, miten salkku palvelee Metropoliaa TKI- ja innovaatiotoiminnassa sekä projektikulttuurin vakiinnuttamisessa lisää täältä.
Kirjoittaja: Anita Kangaspeska, Thinking Portfolio
Kirjoittaja on projektin- ja projektisalkunhallinnan asiantuntija. Hänellä on laaja käytännön kokemus projekti- ja salkkuprosessien kehittämisestä, salkkujen käyttöönotosta sekä projektipäälliköiden ja johdon kouluttamisesta ja konsultoinnista.
