Systeemiajatteluun perustuvat konseptit ovat tulleet osaksi projektien hallintaa nyt kun nopeasti uusiutuva teknologia, digitalisaatio, tiedon määrä ja tekoäly tuovat nopeita muutoksia liiketoiminnan, tuotannon ja asiakasvaatimusten kokonaisuuksiin. Ratkaisuja on tehtävä yhä nopeammin yhä monimuotoisemmaksi muuttuneessa ympäristössä.
Pääkuva: Shakkipeli on hyvä analogia systeemiajattelulle: ”kun on oivaltanut pelin logiikan ja mahdollisuudet, niin siirtoja ja vaihtoehtoja voi arvioida ennalta ja vastaan tulee vähemmän ei-toivottuja yllätyksiä”. Kuva: Office365 stock image.
Muutos haastaa johtamisen ja ajattelumallit
Elämme muutosten ja mahdollisuuksien aikaa, ja uudistuminen koskee meitä jokaista. Jotta kasvupotentiaalin voi hyödyntää, on osattava tuulettaa ajatuksia, haastaa totuttuja toimintatapoja ja ajattelumalleja. Digiaika vaatii myös rytmimuutoksia, joihin ennen ei ollut tarvetta. Nyt tarvitaan uusia toimivia käytäntöjä ja tehokasta yhteistyötä eri suunnittelualojen ja asiantuntijoiden välillä. Etenkin tiedon hallinta ja tiedon johtaminen korostuu, kun nykyiset ja tulevat vaatimukset pitää huomioida projektin kokonaisuudessa.
Yhä useammin yksinkertaiseltakin vaikuttava projektitoteutus voi olla osa kompleksia systeemiä, sosioteknistä tai sosioekonomista järjestelmää. Niissä haasteena on teknisten ratkaisujen, osaamisten ja vaatimusten yhteensovittaminen. On noustava nykyisen yläpuolelle, ja ymmärrys kokonaisuudesta on vietävä laajalle organisaatioon ja vielä tulkittava jokaisen toimijan kannalta, mitä se kunkin roolissa merkitsee. Kaikilla on tarve ja oikeus nähdä iso kuva ja on tärkeää, että oman toiminnan voi kytkeä mielekkääseen kontekstiin.
Syy-seuraussuhteet ohjaavat projektin kulkua
”Projektin johtoryhmällä pitää aina olla selkeä käsitys toimenpiteiden ja päätösten syy-seuraus vaikutuksista, jotta voi tarttua oikeisiin asioihin oikealla hetkellä.”
Kun toimintaa ohjaavat tekijät tiivistetään systeemirakenteeksi, ”ekosysteemiksi”, sillä voidaan huomioida kaikki elementit ja millä tavalla ne vaikuttavat toisiinsa ja kokonaisuuteen. Nyt ja tulevaisuudessa.
Tällaisia kokonaisuuden hallintaan perustuvia konsepteja ovat mm. Systems Engineering ja Systems Dynamics, mutta myös lean-filosofia perustuu systeemisyyteen. Niillä kaikilla voidaan konkretisoida ja visualisoida projektin koko toimintamaisema, logiikka ja dynamiikka jokaisen käyttöön. Ne huomioivat projektin sekä ulkoisen että sisäisen todellisuuden ja antavat selkeän kuvan pelikentästä ja eri toimenpiteiden ja päätösten syy-seurausvaikutuksista.
Systeemiajattelu tarjoaa oivalluksia
- Systeemiajattelu haastaa toimialojen perinteisiä toimintatapoja ja tuo näin esiin uusia mahdollisuuksia ja oivalluksia.
- Systeemiajattelu tuo uuden perspektiivin ja löytää usein epäsuoria, yksinkertaisia, ymmärrettäviä ratkaisuja ongelmiin
- Se määrittää ongelmat dynaamisesti ja auttaa sopeutumaan eteen tuleviin muutoksiin.
Lean on myös systeemiajattelua, konseptina tuttu ja käytössä laajasti
Lean-filosofia – olennaiseen keskittyminen – on omaksuttava aidosti. Se on ratkaisu monen projektiorganisaation tehokkuuden ja itseohjautuvuuden parantamiseen. Lean varmistaa sen, että projektin tarkoitus ymmärretään. Tarkoituksen yhteistä ymmärtämistä ei voi korvata millään. Se on olennaisen tärkeä asia ja siinä tarvitaan ymmärryksen tuottavaa dialogia. Ensin tarkoitus, sitten tavoitteet.
Lean-filosofian systeemiajatteluun liittyviä menetelmiä ovat mm. Jidoka, 5-Why, Kanban-taulut ja tietysti itse prosessit. Niiden avulla keskitytään asiakasarvon kannalta olennaisiin toimintoihin.
Systems Engineering, kompleksien systeemien suunnittelua, integrointia ja hallintaa
Systems Engineering konseptina varmistaa sen, että tunnistetut vaatimukset tekniikan, sovellusten ja prosessien osalta dokumentoidaan siten, että niiden toteutuminen kokonaisuutena voidaan sen myötä todentaa. Eli puhutaan vaatimusten hallinnasta. Olennaista on myös varmentaa, että projektin lopputulos sosioteknisenä kokonaisuutena vastaa asiakkaan alkuperäistä projektin tarkoitusta ja tavoitteita, ja siinä puhutaan elinjakson suorituskyvyn hallinnasta.
Konteksti on sosiotekninen ja siinä otetaan nyt aikaisempaa enemmän huomioon ihmisten rooli, uutena käsitteenä mm. kognitiivinen ergonomia.
Systeemidynamiikka visualisoi projektin kokonaisuutena
Dynaamiset systeemimallit ovat kausaalisia syy-seurausmalleja ja ensi sijassa projektin johdon tukena. Mallien avulla johtoryhmä löytää ne tekijät ja vuorovaikutukset, joiden avulla voi varmentaa eteen tulevat päätökset todennettujen syy-seurausten avulla. Kokonaisuutta ohjaavien tekijöiden ohella myös niiden takana, syvemmällä olevat käynnistävät tekijät huomioidaan ja matemaattisena malli mahdollistaa myös vaihtoehtojen simuloinnin.
Ongelmien syyt ja piilossa olleet mahdollisuudet tulevat näkyviin ja vältetään ongelmien eskaloituminen projektin aikana. Kausaalimalli on myös vahva viestinnän väline, se luo yhteisen visuaalisen toimintanäkymän projektijohdon kokouksiin ja sidosryhmien tapaamisiin.
Projekteista on tullut dynaamisia, kokonaisuutena toimivia systeemejä
Kaikki yllä mainitut menetelmät tukevat toisiaan ja niiden käyttö yhdessä takaa paremman perustan projektityön laadun ylläpitämiseen ja parantamiseen. Haastavien projektien tulos syntyy eri asioiden yhteisvaikutuksesta ja niiden johtaminen on aina monien tekijöiden samanaikaista arviointia ja päätöksentekoa. Pelkästään reagoimalla muutoksiin, on aina auttamattomasti myöhässä.
Kirjoittaja: Tero Kaleva, neuvonantaja ja hallituksen jäsen, STE Analytics Oy
Kuvat: Tero Kaleva, Pexels ja Unsplash.
