Projektitoiminnan sisäänrakennetusta laadusta teille kirjoittelee Milla Ranta Valtorilta. Toimin tällä hetkellä ohjelmatoimiston päällikkönä, mutta aloittaessani aiheeseen liittyvää tutkimusta alkuvuodesta 2020, toimin Valtorin projektitoimistossa erityisasiantuntijana. Ylemmän insinööritutkintoni opinnäytetyön aiheena oli ”Sisäänrakennettu laatu projektitoiminnassa”. Opinnäytetyöhön sisältyvän tutkimuksen ja kehityssuunnitelman tarkoituksena oli kartoittaa Valtorin projektitoiminnan laadun nykytila, määritellä tavoitetila sekä tuottaa suunnitelma tavoitetilan saavuttamisen mahdollistamiseksi laadun sisäänrakentamisen periaatteita hyödyntäen.
Laadusta puhuttaessa on tärkeää avata mitä verrataan mihinkin – laatuhan on loppupeleissä vertailua, esimerkiksi mittaustuloksen vertausta johonkin standardiin tai tuotteen ominaisuuksien vertaamista sen tuotekuvaukseen. Valtorilla projektitoiminnan laadun vertailukohtana toimii Valtorin projektijohtamisen malli. Malli on vielä varsin nuori, niin kuin on organisaatiokin – molemmat tosin kehittyvät hurjaa vauhtia.
Laadun nykytilan tutkimuksessa laatu jaettiin neljään Valtorin projektijohtamisen malliin perustuvaan teemaan: salkunhallinta, projektijohtaminen, projektit ja projektiosaaminen. Tutkimus toteutettiin sisäisten ja ulkoisten avainsidosryhmien haastatteluina. Seuraavassa taulukossa on esitetty haastatteluiden neljä teemaa esimerkkiaiheineen – kustakin teemasta selvitettiin heikkoudet, vahvuudet sekä kehityskohteet sidosryhmien näkökulmasta.
Tutkimuksessa löydetyt kehityskohteet
Tutkimuksen perusteella salkunhallinnan merkittävin kehityskohde on ennakoinnin ja resurssienhallinnan parantaminen. Tämän teeman osalta kehitys pitäisi aloittaa kehittämiseen vaadittavien toimintamallien määrittelystä ja kuvaamisesta. Projektijohtamisen näkökulmasta merkittävin kehityskohde on nykyisten toimintamallien jalkautus ja yhdenmukaistus eri liiketoiminta-alueille ja tämän priorisointi. Projektien merkittävin kehityskohde on yhteisten toimintamallien noudattaminen. Projektien kohdalla suositellaan priorisoitavan tarkistuslistojen käyttöä, perustuen toimenpiteen nopeuteen ja vaikuttavuuteen.
Projektiosaamisen merkittävin kehityskohde taas on osaamisen henkilösidonnainen vaihtelu. Tähän tulokseen saattaa vaikuttaa merkittävästi yhteisten toimintamallien jalkautumattomuus. Osaamisen kehittäminen pitäisi aloittaa johtamiseen tarvittavien nyky- ja tahtotilojen dokumentoinnilla sekä osaamisen hallintamallin käyttöönotolla, jotta osaaminen voidaan kohdentaa oikein. Tutkimuksen perusteella koostettua laajaa kehityssuunnitelmaa hyödynnetään organisaatiossa yhteistyössä sidosryhmien kanssa.
Miksi Valtori haluaa panostaa projektitoiminnan laatuun?
Laadun vaihtelu syö Valtorilla suuressa arvossa pidettävää asiakastyytyväisyyttä. Heikosti sujuneet projektit ovat melkoisia kiviä reessä, sillä epämieluisa kokemus muistetaan yleensä paljon pidempään kuin positiivinen. Lisäksi heikosti sujuneissa projekteissa tavoiteltu arvo jää usein hailakaksi haaveeksi. Kontrastina näille ovat menestyksekkäät projektit, joille sataa kiitosta sidosryhmiltä. Rakentamalla laatu sisään toimintamalleihin saadaan aikaan läpinäkyvyyttä, selkeyttä ja tasalaatuisuutta.
Tutkimuksessa esille nousseita kehityskohteita on jo työstetty ahkerasti vuoden 2020 aikana, mm. toimintamalleja ja työkaluja kehittämällä sekä henkilöstön valmennusten muodossa. Valtorin projektitoimisto jatkaa projektitoiminnan laadun kehittämistä osana projektikulttuurin kehittämisen ohjelmaa.
Milla Ranta
Ohjelmatoimiston päällikkö, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
Taustat: Aloitin Valtorilla 11/2018 projektitoiminnan erityisasiantuntijana. Ohjelmatoimiston päällikön tehtäviin siirryin 5/2020, kun Valtorin Muutosohjelma 2020-2022:n valmistelu aloitettiin. Vuoden 2020 aikana valmistuneen ylemmän insinööritutkintoni Master Thesis työni aiheena oli ”Sisäänrakennettu laatu projektitoiminnassa”. Tutkimuksesta ja kehityssuunnitelmasta julkaistaan raportti Theseukseen (www.theseus.fi).
Koulutus:
M. Sc. Eng., Project Management 2018-2020
B.Sc., Food & Process Technology 2010-2014
Certified PMO Manager (CPMO®)
www.linkedin.com/in/millaranta
Lue myös Sari Stenmanin artikkeli ”Valtori valtionhallinnon ICT-palveluiden toimittajana”.
