Piilotavoitteita on monissa projekteissa, ja lähes jokainen projekti-päällikkö on niitä kohdannut. Moni on jopa itse piilottanut tavoitteita. Tutkittaessa käy kuitenkin ilmi, että piilotavoitteiden ja niiden syntymekanismien kirjo on laajempi kuin ensi katsomalla luulisi.
Projekteja perustetaan tekemään tavoitteista totta. Nuo tavoitteet määritellään ja rajataan. Sen jälkeen tavoitteiden saavuttaminen suunnitellaan, budjetoidaan ja aikataulutetaan ja jos projekti vielä tämän jälkeen vaikuttaa riittävän kannattavalta, niin projekti käynnistetään.
Käytännössä kaikki projektijohtamisen alan keskeiset opukset ja standardit alleviivaavat tavoitteiden systemaattista keräämistä, määrittelemistä ja dokumentointia. Menevätpä jotkin oppaat niinkin pitkälle, että linjaavat kehnosti tai epätarkasti määritellyt tavoitteet keskeisiksi projektin onnistumista uhkaaviksi riskitekijöiksi.
Samaan aikaan, projektijohtamista käsitteleviä kirjoja tai case-kuvauksia lukeva voi kohdata kuvauksia piilotavoitteista. Useimmin näitä kuvataan vain piilossa oleviksi tavoitteiksi (engl. hidden goals) ottamatta kantaa siihen ovatko ne piiloon jääneitä tavoitteita tai piilotettuja tavoitteita, kun taas joskus näitä sanotaan avoimesti piilotetuiksi tavoitteiksi (engl. covert goals). Yhtä lailla voi kohdata kuvauksia ’hiljaisista’ tavoitteista (engl. tacit goals).
Kaikkia näitä kolmea yhdistää kaksi piirrettä, jonka takia käsittelen niitä yhdessä, ’piilotavoitteina’:
1. Ensinnäkin, ne ovat tavoitteita – asioita, joita projektilta halutaan -, jotka ovat projektin vastapuolelta tai muilta oleellisilta osapuolilta piilossa.
2. Toiseksi, koska ne ovat piilossa, näitä tavoitteita ei määritellä tai rajata, niiden saavuttamista ei suunnitella ja niiden vaikutusta projektiin ei aikatauluteta tai budjetoida.
3. Yllättävää kyllä, kaiken muotoisten piilotavoitteiden ennalta ehkäisyyn pätee sama resepti.
Kiinnostuin piilotavoitteista kymmenisen vuotta sitten. Haastattelemalla suomalaisia projektipäälliköitä selvitin, olivatko he kohdanneet piilotavoitteita työssään (tai jopa itse piilottaneet tavoitteita), millaisten syiden takia tavoitteita jäisi piiloon tai pidettäisiin piilossa, ja miten projektitoimijat voisivat tuoda tavoitteet piilosta päivänvaloon. Osa tutkimuksen tuloksista on julkaistu jo aiemmin.
Tiedostamattomat tavoitteet voivat muodostua onnistumisen esteeksi
Havaitsin tutkimuksessani, että tavoitteita jää piiloon monenlaisista syistä. Syitä on sekä tahallisia että tahattomia; kognitiivisia ja kommunikatiivisia. Tavoitteiden piilottamista ja piiloon jäämistä onkin helpointa lähteä purkamaan kronologisesti, lähtien projektin toimijan tavoitteesta.
Järjestyksessä ensimmäinen este on se, tiedostaako toimija, että hänen tavoitteensa on tavoite – siis määränpää, joka ei ole itsestään selvyys ja jonka saavuttaminen edellyttää sen tiedostamista. Vaikka tiedostamattomat tavoitteet saattavat kuulostaa harvinaiselta ongelmalta, yli neljännes haastatelluista tunnisti tämän ongelman vaivanneen heidän projektejaan ja että, ongelma tyypillisesti johtuu siitä, että yhteistyökumppani ei sisäistä heidän alansa logiikkaa.
Seuraavaksi mahdolliseksi esteeksi muodostuu se, osataanko tavoite ilmaista tai sanallistaa. Osittain nämä ongelmat liittyvät perinteisiin sanallistamisen ongelmiin (tiedät enemmän kuin osaat ilmaista), mutta monimutkaisissa ja kompleksisissa projekteissa hiljaiset tavoitteet johtuvat myös kokonaisuuksien laajuudesta ja monisyisyydestä. Tämä ilmiö oli kaikille tuttu, mutta vakavia ongelmia tavoitteiden ilmaisun kanssa ja siitä johtuvia hiljaisia tavoitteita oli kokenut yli puolet haastatelluista projektipäälliköistä.
Kun tavoite tiedostetaan ja osataan ilmaista, ratkaisevaksi kysymys on, päätetäänkö tavoite jättää ilmaisematta. Käytännössä jokainen haastateltu projektipäällikkö spontaanisti tunnisti tämän kysymyksen ja haastatteluissa ilmeni perusteluja, joita voi jakaa kolmeen haaraan:
Ensinnäkin monet projektipäälliköt mainitsivat erilaiset pakottavat syyt tavoitteiden piilottamiseen. Oli sitten kyse tulevien tuotelanseerausten peittelemisestä, automatisointipanostuksen perimmäisestä syystä tai pörssiyhtiöiden kokemasta tiedotuksen rajoituksista, liikesalaisuudet ja niiden vaatimukset saattavat edellyttää tavoitteiden piilossa pitämistä.
Toinen ryhmä syitä pyrki tavoitteiden piilottamisella myötäilemään projektin suuntaa. Osa projektipäälliköistä painotti ’pelisilmää’ ja että on ”parempi antaa virran viedä kuin väsyä vastavirtaan räpiköidessä”, osa korosti sitä, että projektit usein edellyttävät mukautumishalua ja että vastarannan kiiskeä ei katsota hyvällä.
Viimeinen, lukumääräisesti suurin ryhmä olivat projektipäälliköiden kuvaukset salailevista piilotavoitteista – tilanteista, jossa projektin toimija pitää tavoitteensa itsekkäistä syistä salassa, joko suojatakseen tavoitettaan kritiikiltä tai suojautuakseen itse leimautumiselta. Yksi projektipäällikkö kertoi ihmetelleensä projektin hankintapolitiikkaa ja ymmärtäneensä asian vasta kun päätöksiä näennäisen rationaalisin perustein ajanut hankintapäällikkö siirtyi alihankkijan johtoon. Toinen kertoi edellisessä työpaikassaan johdonmukaisesti suosineensa tunneleita siltojen kustannuksella, koska hänen sukulaisellaan oli maanrakennusfirma. Sanoipa yksi haastateltu jopa ”[tämä firma] on niin läpipolitisoitunut, että ainoa tapa saada haluamasi on teeskennellä, ettei se voisi sinua vähempää kiinnostaa.”
Havaitsin tutkimuksessa myös, että koska salassa pidetty tavoite ei voi vaikuttaa projektiin, liikesalaisuudet ja salailevat piilotavoitteet käytännössä edellyttävät, että salailija muotoilee peitetavoitteen. Jos esimerkiksi tavoite halutaan pitää salassa, mutta projektilta kuitenkin halutaan tavoitteen toteutumista, tarvitsee muotoilla peitetavoite, joka on esim. sosiaalisesti hyväksyttävä ja joka toteutuessaan toteuttaa myös salassa pidetyn tavoitteen.
On siis monenlaisia syitä ja perusteita miksi tavoitteita ei alkuunkaan lausuta ääneen. Siksi onkin erityisen ironista, että moni ääneen lausuttu tavoite voi senkin jälkeen hukkua eli että, projektin vastapuoli ei noteeraa lausuttua tavoitetta (ja lapsus jää havaitsematta). Ne lukuisat projektipäälliköt, jotka tämän piilotavoitteen muodon mainitsivat, pitivät hukatun tavoitteen yleisimpänä syynä kiirettä, epäselvää kommunikaatiota ja infoähkyä.
Piilotavoitteet tulee saada päivänvaloon
Piilotavoitteet muodostavat aina riskin. Piilotavoitteen yhtäkkinen julkitulo voi edellyttää projektilta merkittävää suunnanmuutosta, kun taas loppuun asti piiloon jäänyt tavoite väistämättä johtaa tyytymättömyyteen – joko siihen että projektin lopputulos ei teekään mitä siltä odotetaan, tai että projektin osapuoli ei saanutkaan projektilta sitä mitä tahtoi. Siksi olisi kaikille osapuolille edullista jos – niin pitkälle kuin mahdollista – piilotavoitteet saataisiin päivänvaloon.
Vaikka tahattomien piilotavoitteiden syntymekanismit liittyvät laajaan skaalaan kognitiivisia- ja kommunikaatiotekijöitä, niiden ehkäiseminen seuraa kolmen K:n logiikkaa: Kommunikoi, Kysele ja Käsitä.
Kommunikointi on tavoitteiden keräämisen keskeinen edellytys. Kommunikaation pitää olla sekä laaja-alaista että syvällistä; sitä pitää olla paljon projektin keskeisten toimijoiden kesken, mutta aikaa ja huomiota pitää riittää myös projektin sidosryhmille. Oleellista on, että kommunikaatio on sekä tarkasti strukturoitua (jotta tavoitteita ei pääse hukkumaan) että riittävän vapaata (jotta toimijat uskaltavat yrittää sanallistaa komplekseja asioita) – sekä kirjallista (ja pysyvää) että myös sanallista ja kehollista (ja rikasta). Käytännössä keskeisin neuvo on, että kommunikaatiota pitää olla paljon, sen pitää olla monimuotoista ja sille pitää varata aikaa.
Kyseleminen on hyvä käytännön niksi ja sanat kuten miksi, miten, ja milloin paljastavat paljon oleellisia asioita. Miksi auttaa selvittämään tavoitteen perimmäiset syyt, ja avaa ovet vaihtoehtoisten, parempien tai kustannustehokkaampien tavoitteiden löytämiselle. Miten auttaa ymmärtämään tavoitteen nyansseja ja millä lailla tavoitteiden halutaan tukevan toisiaan ja muuta liiketoimintaa. Milloin auttaa selventämään prioriteetteja ja syy-seuraussuhteita. Kyseleminen auttaa kaikkia osapuolia pääsemään projektissa samalle viivalle ja mahdollistaa käsittämisen.
Käsittäminen on enemmän kuin tietäminen, käsittäminen on käsitteellistä, syvällistä ymmärtämistä. Käsittäminen nivoo yhteen syyt ja toivotut seuraukset loogiseen kokonaisuuteen. Sen lisäksi, että käsittämiseen pyrkiminen mahdollistaa piiloon jäävien tavoitteiden löytymisen, käsittäminen myös vähentää piilotavoitteiden käytännön riskiä: kun käsität asiakkaan tarpeen ja toimit sen mukaan, mahdollisesti piiloon jääneillä yksityiskohdilla on vähemmän vaikutusta lopputulokseen.
Entä miten tahalliset piilotavoitteet saadaan selville? Yllättävää kyllä, aivan samalla metodilla. Vaikka et välttämättä koskaan saisi toimijaa paljastamaan piilotavoitteitaan, sillä ei ole väliä, jos kuitenkin käsität mitä toimija haluaa tai tarvitsee.
Kirjoittaja Pekka Buttler on viimeiset 20 vuotta työskennellyt teknologian, muotoilun ja organisaatioiden risteyskohdassa. Nyt hän lopettelee Hankenilla väitöskirjaa projektien alkuvaiheen konseptisuunnittelusta. Hän toimii myös sivutoimisena projektitoiminnan kouluttajana ja konsulttina.
