Muutosprojektit tähtäävät yhteisön toiminnan muuttamiseen tavalla tai toisella. Pysyvä muutos toiminnassa merkitsee aina uuden oppimista ja vanhasta poisoppimista. Tämä edellyttää, että asioita aletaan konkreettisesti tehdä arjessa toisin. Miten tätä voisi parhaiten edistää?
Teksti Riku Oksman, Marko Ikonen
Rutiininmuokkauksen peruspilarit
Monille on tuttu se muutosprojektien tavallinen tarina: Organisaation rakenteita, prosesseja ja työkaluja on uudistettu, mutta käytännössä juuri mikään ei ole muuttunut. Kaikista ohjeistuksista ja koulutuksista huolimatta organisaatiossa toimitaan kuten aina ennenkin.
Toisin sanoen muutokset toiminnan puitteissa eivät ole johtaneet tavoiteltuihin muutoksiin itse toiminnassa. Niinpä hyvästä yrityksestä huolimatta muutosprojektin hyödytkin ovat jääneet laihoiksi.
Näissä tilanteissa on aika tyypillistä syyttää tapahtuneesta ”huonoa muutosjohtamista” tai ihmisten ”muutosvastarintaa”. Nämä syytökset kuitenkin peittävät alleen ongelman varsinaisen ytimen.
Viime kädessä ongelman ydin on nimittäin oppiminen.
Epäonnistumisen eväät
Kaikki todelliset ja pysyvät muutokset yhteisön toiminnassa tarkoittavat aina muutoksia ihmisten arkisissa rutiineissa. Se taas vaatii ihmisiltä uusien rutiinien oppimista ja vanhoista poisoppimista. Jotta tätä oppimista tapahtuisi, ihmisten tulisi toistuvasti tehdä asioita uudella tavalla.
Juuri tämä konkreettisen tekemisen kautta tapahtuva oppiminen ja sen edistäminen on ihmisten toiminnan muuttamisen isoimpia pullonkauloja. Usein sen taustalla on havaintojemme mukaan kolme tyypillistä tekijää:
1. Keskitytään tiedon jakamiseen. Tyypillisesti ihmisten toimintaa yritetään muuttaa lähinnä jakamalla tietoa siitä, miten tulisi jatkossa toimia. Toiminnan aikaansaamiseen ei kuitenkaan riitä pelkkä tieto siitä, miten pitäisi toimia. Kaikkihan meistä esimerkiksi tietävät monia asioita, joita pitäisi tehdä elääkseen terveellisesti. Niiden toteuttaminen käytännössä on kuitenkin ihan eri juttu.
2. Yritetään kerralla liikaa. Yleensä ihmisten toiminnassa yritetään muuttaa aivan liikaa kerralla ja aivan liian nopeasti. Kuitenkin mitä enemmän asioita yrittää muuttaa yhtaikaa, sitä todennäköisemmin mikään ei muutu. Tiedämme esimerkiksi kaikki vallan hyvin, miten uudenvuodenlupauksille tyypillisesti käy. Viimeistään tammikuun lopussa on palattu entiseen.
3. Ihmiset jätetään yksin. Liian usein ihmiset jäävät heiltä vaadittujen muutosten kanssa yksin. Heille vain kerrotaan mitä pitäisi tehdä toisin ja se siitä. Oman toiminnan muuttaminen kuitenkin vaatii varsinkin alkuun tietoista ponnistelua. Siksi on aina paljon helpompaa ja vaivattomampaa olla muuttamatta mitään, ellei toiminnan muutokseen saa riittävästi yksilöllistä, pitkäjänteistä tukea.
Ratkaisuna rutiininmuokkaus
Näiden havaintojemme pohjalta olemme kehittäneet tutkimustietoon pohjautuvan menetelmän, jonka avulla voidaan edistää pysyviin muutoksiin vaadittavaa uusien rutiinien oppimista. Tämä rutiininmuokkaukseksi kutsumamme menetelmä perustuu seuraaviin kolmeen peruspilariin:
Pilari 1: Tieto, tunne ja toiminta. Uusien rutiinien oppiminen vaatii paitsi tietoa myös tunnetta ja toimintaa. On selvää, että ilman tietoa ihmisillä ei ole käsitystä, mitä ja miten heidän pitäisi tehdä toisin. Johtaakseen toimintaan tieto vaatii kuitenkin rinnalleen myös tunteen siitä, että se on heille mielekästä – ja ylipäänsä mahdollista. Silti sekään ei vielä riitä. Loppujen lopuksi uusi rutiini opitaan vain toimimalla arjessa toistuvasti toisin.
Pilari 2: Yksi askel kerrallaan. Ihmiset pystyvät oppimaan uusia rutiineja vain vähän kerrallaan. Siksi kaikkea ei voi lähteä viemään eteenpäin yhtä aikaa, vaan asioita on priorisoitava. Myös itse konkreettisessa toisin tekemisessä edetään vähitellen, pienin kokeiluin. Kokeiluista saadut kokemukset auttavat sitten suuntaamaan uusia kokeiluja. Lisäksi onnistuessaan ne tarjoavat jatkon kannalta tärkeitä nopeita voittoja.
Pilari 3: Systemaattinen tuki. Tehokas uusien rutiinien oppiminen edellyttää systemaattista tukea ihmisille. Parhaiten se tapahtuu säännöllisten ohjauskeskustelujen ja yhteisten työpajojen kautta. Tiedonjaon lisäksi ne tarjoavat ihmisille mahdollisuuden reflektoida kokemuksiaan ja saada vertaistukea muilta. Lisäksi oppimista voidaan tukea uudistamalla olemassaolevia rakenteita, prosesseja ja työkaluja uusien rutiinien kannalta tarkoituksenmukaisemmiksi.
Viime kädessä rutiininmuokkauksessa on tavoitteena muokata yhteisön vakiintuneita rutiineja edistämällä yksilöllistä oppimista. Käytännössä tämä tapahtuu keskittymällä ihmisten konkreettiseen arjen tekemiseen ja sen rutiineihin, jotka eivät muutu hetkessä. Onnistuakseen rutiininmuokkaus vaatiikin aikaa ja aktiivista panostamista kaikilta prosessiin osallistuvilta.
