Työn merkityksellisyys on noussut viime vuosina megatrendiksi Suomessa ja maailmalla. Sitran tuoreen yritystutkimuksen mukaan trendeistä vahvimmin liiketoiminnan kehittämiseen vaikuttavat työn merkityksellisyys, verkostomainen toiminta ja osaajapula. Merkityksellisyyden kokemus on voimavara, joka vahvistaa ihmisten motivaatiota ja sitoutumista työhön. Tällä kokemuksella on olennainen vaikutus myös projektien onnistumiseen, sillä ihmisethän ne projektitkin saavat onnistumaan. Projekti voi tuottaa merkityksellisyyden kokemuksia eri tasoilla, joihin pääsee kiinni vastaamalla kysymyksiin mitä, miksi ja miten.
Mitä teemme?
Useissa projekteissa ollaan luomassa jotain täysin uutta ja ainutkertaista tietylle käyttäjäryhmälle, kenties koko Suomelle tai jopa maailmanlaajuisesti. Ajatus onnistuneesta lopputuotoksestajo itsessään voi olla innostuksen ja inspiraation lähde projektin jäsenille ja saa heidät tuntemaan olevansa mukana toteuttamassa jotakin tärkeää ja erityistä.
Projekteissa kuilu oman työn ja lopputuotosten välillä voi olla kuitenkin leveä. Jos oma työpanos on yksi askel pitkässä arvoketjussa, ei oman työpanoksen välitöntä vaikutusta lopputuotoksiin välttämättä hahmota helposti. Tällöin kokonaiskuvan luominen ja viestiminen projektin eri osapuolille on avainasemassa.
Pitkissä projekteissa etenemistä ja lopputuotosten valmistumista voikin tarinallistaa ja inhimillistää videoiden, kuvien ja haastattelujen avulla. Näihin kannattaa panostaa erityisesti silloin, kun projektissa on hiljaisempia hetkiä ja projektista ei ole muuta erityistä tiedotettavaa. Inhimilliset tarinat kiinnostavat aina ja luovat samalla pohjaa yhteisöllisyydelle. Ne kertovat tarinaa siitä, mitä projektin jäsenet ovat yhdessä luomassa, tai vaikkapa ketä tarinoiden takana on ahertamassa.
Projektin valmistuessa projektipäällikön kannattaa aina varmistaa, että palautetta lopputuotoksista ja käyttöönotosta annetaan koko ketjulle. Joissakin projekteissa voi olla mahdollista antaa ketjun alkupäässä työskennelleiden osallistua projektin lopputuotosten luovutukseen. Tämä ”avaintenluovutushetki” jättää takuulla tunnekokemuksia mieleen.
Miksi teemme?
”Miksi” on jokaisen projektin tärkein kysymys. Jokaisella projektilla on oltava jokin syy, miksi se on käynnistetty. Haetaanko vain kustannushyötyjä, tehostetaanko toimintaa vai parannetaanko asiakaskokemusta? Entä mitä ongelmaa ollaan parantamassa, tai miten projekti muuttaa maailmaa paremmaksi?
Tämä projektin olemassaolon tarkoitus on syytä kirjoittaa auki kaikkine tavoiteltuine hyötyineen ja samalla kuvata projektin linkitys organisaation strategiaan. Monissa projekteissa hyväksi havaittu tapa on ollut luoda erillinen projektijuliste, jota pidetään mukana koko projektin matkan ajan. Matkan varrella, ja erityisesti epäilyn hetkillä, sen äärelle kokoontuminen palauttaa taas mieliin projektin tarkoituksen ja vahvistaa siten merkityksellisyyden kokemusta.
Mitä luovemmin perustelut on kuvattu, sen paremmin ne toimivat. Mitä jos seuraavalla kerralla tarinallistaisitkin projektin tavoitetilan ja se toteutettaisiin vaikkapa videohaastattelun avulla? Videotallenteessa varsinaiset loppukäyttäjät kertoisivat, miten he toivovat elämänsä muuttuvan projektin myötä ja antaisivat näin kasvot projektin merkitykselle. Tällaiset aidot ja välittömät käyttäjätarinat herättävät selvästi enemmän empatiaa ja innostusta kuin graafit ja prosentit. Hyvin onnistunut ja innostava käynnistysvaihe viitoittaa sen, millä mielellä ihmiset lähtevät mukaan projektiin!
Miten teemme?
Projektin tavoitteiden lisäksi merkitystä löytyy myös projektin kulkemasta matkasta. Matka mahdollistaa monien tunnekokemuksien syntymisen, joiden pohjalle merkityksellisyyden kokemukset rakentuvat. Upeimmissakaan projekteissa ihan kaikki eivät inspiroidu päämäärästä tai tavoitteista. Sen sijaan mahdollisuus auttaa muita, kehittyä itselle tärkeissä taidoissa ja työskentely omien vahvuuksien kautta ovat monille ne tärkeimmät motivaattorit. Myös yleinen fiilis, projektin aikainen palaute ja kiitos sekä tunne siitä, että saa tuntea kuuluvansa joukkoon ja olevansa tärkeä osa projektitiimiä, ovat hyvin tärkeitä merkityksellisyyden kokemuksen lähteitä.
Projektipäällikön ei tarvitse olla synnynnäinen ihmisasiantuntija ja tunnistaa toisten puolesta merkityksellisyyden kokemuksia, mutta suotuisan ilmapiirin luominen, jossa merkityksellisyyden kokemuksille luodaan kasvun mahdollisuudet, on yksi hänen tärkeimpiä tehtäviään.
Projektin alussa projektipäällikön kannattaakin tutustua tiiminsä jäseniin ja keskustella jokaisen kanssa kahden kesken. Keskustelut auttavat hahmottamaan, minkälaisia toiveita ja odotuksia tiimiläisillä on projektin tuotoksiin, yhteiseen tekemiseen ja matkaan liittyen.
Jos tiimihenki ja ilmapiiri on turvallinen ja luotettava, voi näissä keskusteluissa tulla yllättävänkin hyödyllisiä asioita esille. Tiimiläinen voi toivoa vaikkapa saavansa huolehtia projektin aikana tiimihengestä, toinen sen sijaan haluaisi oppia uutta kollegoilta, kolmas haluaisi toimia viestinnän parissa tulevaisuudessa, neljäs voi kertoa olevansa kiinnostunut kuvittamisesta ja videoinnista… Mikäli saat selville, mistä tiimin jäsenet syttyvät, voit mahdollisesti hyödyntää näitä asioita ja saada projektiin positiivista virettä aikaiseksi. Tiimiläiset, jotka kokevat työniloa ja merkitystä työtehtävissään, ovat useimmiten myös joustavampia ja motivoituneempia auttamaan projektia tiukan paikan tullen lisäpanoksilla.
Projektit onnistuvat yhteistyöllä
Projektit onnistuvat yhteistyöllä, joten henkilökohtaisten tavoitteiden lisäksi on hyvä selvittää, mitä yhteistyöltä toivotaan. Myös mahdolliset organisaatioon liittyvät tiedossa olevat pullonkaulat tulee tehdä selviksi. Kommunikaatiota ja selkeitä rutiineja ei voi koskaan olla liikaa, joten projektipäällikön on hyvä luoda tiimille ”lukujärjestys”, jossa on tilaa myös epäviralliselle vuorovaikutukselle sekä ajatusten vaihdolle, kiitokselle ja pienille yhteisöllisyyttä kohottaville hetkille.
Kirjoittaja: Merja Galler, Kumura
Merkityksellisen projektikulttuurin lähettiläs Merja vaalii kumuralaisen työntekijäkokemuksen toteutumista ja siitä kumpuavaa työhyvinvointia.
