Kuten äskettäin julkaistu PMO2023-selvityskin kertoo, opitun hyödyntäminen on ongelma useimmissa projekteja ja ketterää kehitystä tekevissä organisaatioissa. Vaikka oppeja kerättäisiin ja lessons learned -sessioita pidettäisiin, kootut opit eivät silti välttämättä näy tulevissa projekteissa. Samat virheet toistuvat ja sama pyörä keksitään aina uudelleen. Ja aikaa ja rahaa palaa kerta toisensa jälkeen aivan hukkaan.

Ongelma ei ole mitenkään uusi, vaan siitä on puhuttu jo pitkään. Silti mitään ei tunnu tapahtuneen. Miksi näin on? Miksi tätä ilmiselvää, toistuvaa ongelmaa ei saada ratkaistua, vaikka siitä jatkuvasti niin paljon puhistaan?

Taustalla neljä keskeistä tekijää

Minkä takia opitun hyödyntäminen on niin vaikeaa? Eri alojen projektiammattilaisten kanssa käymiemme keskustelujen ja aihetta käsittelevän tutkimuksen perusteella siihen voi liittyä monia eri syitä. Näiden joukossa on kuitenkin neljä keskeistä tekijää, jotka nousevat yli muiden:

1. Oppien parempi hyödyntäminen on harvoin johdon pääprioriteettien joukossa.
Vaikka johto ymmärtäisikin sen olevan hyvää ja toivottavaa, polttavammalta tuntuvat asiat ajavat helposti edelle eikä oppien parempi hyödyntäminen nouse kehittämiskohteiden kärkeen.

Koska opitun tehokkaan hyödyntämisen vaikutukset konkretisoituvat vasta pitemmällä tähtäimellä, niitä voi olla vaikea arvottaa ennakkoon – rahassa tai muutenkaan. Myöskään opitun puutteellisen hyödyntämisen aiheuttamat ongelmat eivät yleensä ole organisaation kokonaisuuden kannalta riittävän kriittisiä. Niinpä asiaan ei johdossa ehkä nähdä olevan välitöntä tarvetta panostaa.

 

2. Oppien laajempi hyödyntäminen ei yleensä ole myöskään projekteissa työskenteleville prioriteetti.
Oma lyhyen tähtäimen selviytyminen ajaa yhteisen pitkän tähtäimen kehittymisen edelle, vaikka periaatteessa asiaan suhtauduttaisiinkin myönteisesti.

Niinpä kun projekti päättyy, sen haluaa helposti vain unohtaa ja siirtyä nopeasti seuraavaan. Eikä kaikkia välttämättä edes haittaa keksiä samaa pyörää uudelleen; päin vastoin, se voidaan kokea hyvinkin mielekkääksi osaksi omaa työnkuvaa.

 

3. Opitun jakaminen tai aiempien oppien hakeminen ei välttämättä ole edes ihmisten intresseissä.
Oppejaan pimittämällä ihmiset voivat pyrkiä rakentamaan riippuvuutta omasta osaamisestaan ja siten turvaamaan omaa asemaansa organisaatiossa.

Myöskään omia vaikeuksia ja epäonnistumisia ei välttämättä ole helppo antaa muiden reviteltäväksi. Sen sijaan ihmiset voivat kokea painetta pärjätä yksin ja olla kyselemättä keneltäkään mitään. Mieluummin yritetään ja erehdytään itse kuin osoitetaan tietämättömyyttä tai jäädään palveluksia velkaa.

 

4. Monet oppien hyödyntämiseen liittyvät toimintatavat ovat liian irrallaan työarjesta.
Oppeja esimerkiksi pyritään usein keräämään ja jakamaan kirjallisilla raporteilla, jotka eivät kuitenkaan pysty välittämään kuin murto-osan projekteissa kertyneestä kokemuksellisesta tiedosta – jos niitä kukaan koskaan edes lukee.

Monissa organisaatioissa järjestetään myös erilaisia Lessons learned -tilaisuuksia ja muita oppien jakamissessioita. Mikäli niissä jaetut opit ja kokemukset eivät kuitenkaan ole osallistujien omassa arjessa juuri sillä hetkellä ajankohtaisia, on hyvin todennäköistä, että iso osa niistä unohtuu hyvinkin nopeasti.

Mikä siis neuvoksi?

Projektimalleihin on enenevässä määrin pyritty ottamaan mukaan oppien hyödyntämisen näkökulmaa. Silti tässäkään asiassa ei riitä, että asia on nostettu osaksi projektimallia. Oppien jakaminen ja hyödyntäminen pitää saada myös luontevaksi osaksi ihmisten työarkea.

Jotta tämä olisi mahdollista, opitun hyödyntämistä on alettava pitää jatkuvasti agendalla organisaation johtoa myöten. Oppien jakamisesta ja hyödyntämisestä on tehtävä prioriteetti, jonka edistämisen mahdollisimman moni voi nähdä olevan omissa intresseissään.

Samalla opitun jakamiseen ja hyödyntämiseen liittyviä toimintatapoja on kehitettävä. Dokumentti- ja keskusteluvetoisesta oppien keräämisestä ja jakamisesta on siirryttävä työarjessa tapahtuvaan tiedon aktiiviseen hakemiseen ja jakamiseen. Tälle tulee projekteissa myös varata tietoisesti aikaa ja tilaa.

Lisäksi koska opitun hyödyntäminen on vahvasti sidoksissa siihen, miten projekteja käytännössä toteutetaan, tilaa on tehtävä myös erilaisille projektijohtamisen kokeiluille. Esimerkiksi pariohjelmoinnista on saatu ohjelmistokehityksen puolella hyviä kokemuksia. Voisiko siis projektijohtamisessakin olla aika kokeilla vaikka pariprojektijohtamista?

 

Kirjoittajat:

Pekka Buttler

Kauppatieteiden tohtori Pekka Buttler on viimeiset 20 vuotta työskennellyt teknologian, muotoilun ja organisaatioiden risteyskohdassa. Nyt hän toimii Arcada Ammattikorkeakoulussa liiketalouden lehtorina ja tutkijana.

 

Riku Oksman

Kauppatieteiden tohtori Riku Oksman edistää projekteista opitun hyödyntämistä Projektivarikko Oy:n kouluttaja-konsulttina. Lisäksi hän toimii johtamisen tuntiopettajana Aalto-yliopistossa.