Lean-projektinhallinta ei ole pelkästään tehokkaiden prosessien työkalupakki, vaan kokonaisvaltainen lähestymistapa, joka auttaa projektitiimejä saavuttamaan parempia tuloksia vähemmällä vaivalla. Keskittymällä asiakasarvoon, poistamalla hukkaa ja parantamalla toimintaa jatkuvasti projektit voivat ylittää odotukset niin laadun, tehokkuuden kuin aikataulujen osalta. Lean-periaatteet ovat kokeilemisen arvoinen keino parantaa projektien onnistumista.
Esittelen artikkelissa hyvinvointialueen kuvitteellisen monitoimittajaprojektin kautta, miten Lean-menetelmä auttaa keskittymään olennaiseen.
Teksti Päivi Kähönen-Anttila
Asiakasarvon luominen (Value)
Lean-ajattelun ytimessä on arvon tunnistaminen asiakkaan näkökulmasta: mikä on asiakkaalle tärkeää ja hyödyllistä lopputuloksen kannalta? Yhteisymmärrys asiakkaan ja tiimin välillä varmistaa, että projektin toimenpiteet tukevat asiakkaan tarpeita ja tavoitteita, tuottaen konkreettista lisäarvoa.
Kuvitteellisessa esimerkissäni kyseessä on uuden potilasjärjestelmän käyttöönottoprojekti, jonka arvo loppukäyttäjille näkyy muun muassa konkreettisesti vähentyneenä manuaalisena työnä, kun rutiinitehtäviä automatisoidaan. Lisäksi tehokkaampi uusi järjestelmä vähentää työntekijöiden työkuormaa ja lisää työhyvinvointia.
Arvovirtakartoitus (Value Stream Mapping)
Arvovirtakartoitus on visuaalinen työkalu, jolla kuvataan projektin vaiheet tai järjestelmän tietovirrat ja tunnistetaan hukkaa, kuten ylimääräisiä vaiheita. Kuvauksen avulla sekä asiakas että projektitiimi voivat analysoida prosessia alusta loppuun. Työkalu nopeuttaa projektin kulkua ja parantaa tehokkuutta poistamalla turhia vaiheita sekä edistämällä yhteisymmärrystä arvosta.
Yksi konkreettinen arvovirtakartoituksen sovellus terveydenhuollossa on potilaan hoitopolun kartoittaminen ja sen hyödyntäminen palvelun parantamiseksi sekä viiveiden minimoimiseksi. Monitoimittajaprojektissa kartoitus korostaa eri toimittajien välisten vastuiden ja tiedonsiirron selkeyttämistä. Se auttaa tunnistamaan päällekkäisiä tehtäviä, epäselviä rajapintoja ja viivästyksiä, jotka voivat syntyä eri osapuolten yhteistyössä.
Virtaus (Flow)
Kun hukka on poistettu arvovirrasta, on tärkeää varmistaa, että jäljelle jäävät vaiheet etenevät sujuvasti ilman keskeytyksiä tai viiveitä. Tämä edellyttää siiloutuneen ajattelun purkamista ja panostusta eri osastojen välisen yhteistyön vahvistamiseen. Projekteissa, joissa on mukana useita tiimejä tai kolmansia osapuolia, on erityisen tärkeää varmistaa, että prosessi etenee kitkattomasti. Sujuva virtaus luodaan järjestämällä työ siten, että tehtävät kulkevat prosessin läpi ilman tarpeettomia odotusaikoja.
Projekteissa on usein asiantuntijoita organisaation eri tiimeistä projektin eri vaiheissa. Lean-työkaluista Kanban-taulu auttaa varmistamaan näkyvyyden tehtävien etenemiseen. Se vähentää turhia tiedusteluita, selkeyttää vastuita ja auttaa tunnistamaan pullonkaulat, jotka hidastavat virtausta. Näin voidaan ylläpitää tuottavuutta ja saavuttaa määräajat. Kanban-taulun ohjelmistoja ovat esimerkiksi Planner ja Jira.
Imuohjaus (Pull)
Imuohjaus tukee virtauksen sujuvuutta, sillä sen avulla työ ja resurssit kohdistetaan tarpeen mukaan. Esimerkiksi just-in-time (JIT) -periaate varmistaa, että tarvittavat resurssit jaetaan vasta, kun seuraava vaihe on valmis ottamaan ne vastaan. Tämä ehkäisee päällekkäistä työtä ja hukan syntymistä.
Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi priorisoidun tehtävälistan käyttöä, jossa tehtävät otetaan käsittelyyn niiden tuottaman arvon ja resurssien saatavuuden perusteella. Näin projektitiimi voi varmistaa jatkuvan virtauksen ja keskittyä oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan. Tiivis yhteistyö ja selkeät prioriteetit ovat avainasemassa sekä virtauksen että imuohjauksen onnistumisessa.
Jatkuva parantaminen (Pursue Perfection)
Jatkuva parantaminen on Lean-ajattelun ydin. Se perustuu pieniin, jatkuviin kehitysaskeliin ja kaikkien osapuolten aktiiviseen osallistumiseen. Projektitiimin asiantuntemusta ja ideoita kannattaa tukea, sillä perinteisestä poikkeavat ratkaisut voivat avata uusia tapoja voittaa haasteita.
Pienillä, jatkuvilla parannuksilla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä, kuten parempi käyttäjäkokemus, tehokkaammat prosessit ja vähemmän virheitä. Ongelmat ja virheet tulee nähdä oppimismahdollisuuksina. Jatkuva parantaminen on matka, ei määränpää. Tärkeintä on, että ollaan avoimia uusille ideoille ja halukkaita oppimaan.
Lean-projektinhallinta auttaa keskittymään olennaiseen, poistamaan hukkaa ja tuottamaan arvoa asiakkaalle tehokkaasti. Se ei ole vain prosessi, vaan jatkuvan parantamisen kulttuuri, joka auttaa projektitiimejä saavuttamaan kestäviä tuloksia.
Kirjoittaja:
Päivi Kähönen-Anttila (MBA) Kumura Oy, konsultoitava projektipäällikkö
Panostan Lean-periaatteiden hyödyntämiseen projekteissani käytännön tasolla. Vuosien kokemukseni projektinhallinnan eri osa-alueilta, yhdistettynä jatkuvaan kehittämishaluun, auttaa asiakkaitani saavuttamaan tehokkaampia prosesseja ja kestävää arvoa.
Tämä artikkeli on toteutettu osana kumppanuutta Kumura Oy:n kanssa. Lue lisää Kumurasta tästä.
