Oletko koskaan eksynyt oikein kunnolla? Ajanut risteyksen ohi vilkkaassa kaupungissa, samalla kännykästä loppuu akku ja navigaatiosovellus sammuu? Pyörit aikasi ruuhkaisilla teillä, mahdollisesti kesähelteessä ja kanssa-autoilijoiden tööttäillessä sinulle, kun käännyt vahingossa yksisuuntaiselle väärään suuntaan? Sellainen kokemus voi olla varsin uuvuttava.
Kokemus on hyvin rinnastettavissa työelämään – monissa organisaatioissa henkilöstön työpöydille on kasattu sellainen määrä tehtävää, ettei metsää näe puilta. Kun samalla strateginen kompassi puuttuu ja suunta on hukassa, arvon sijaan tuotetaan uupuneita ihmisiä ja netotaan sairaspoissaoloja.
Moni lienee tähän mennessä vetänyt johtopäätöksen, että muutos on jatkuvaa. Vaikuttaisi myös siltä, että muutoksen nopeus vaihtelee ja suunta (ainakin pitkällä aikavälillä) on tuntematon. Tässähän ei sinänsä ole mitään uutta, eikö niin? Näin on ollut jo hyvän aikaa, ja olemme nähneet miten organisaatiot ympärillämme ovat ryhtyneet toimenpiteisiin sopeutuakseen muutokseen, ehkä jopa hyötyäkseen siitä. Noita mainittuja toimenpiteitä ovat esimerkiksi ketterien työkalujen ja toimintamallien omaksuminen mm. valmentamalla henkilöstöä.
”Ketteryys” onkin nyt kovasti tapetilla ja varsin trendikästä. Ketteryyden myydessä hyvin moni toimija on tuotteistanut ketterän ja paketoinut sen helposti myytäväksi kokonaisuudeksi, omilla mausteillaan. Riippuen mistä putiikista ostat, saat usein myyjän näköistä ketteryyttä. Organisaatiot ovat yksilöitä siinä missä ihmisetkin ja ”one-size-fits-all”-paketit harvemmin lunastavat arvolupauksensa 100 %. Myös puutteet tällaisten ratkaisujen osto-osaamisessa, ja toisaalta toimittajan kyvyssä räätälöidä pakettiaan todella asiakkaan tarpeita vastaavaksi, tuovat omat haasteensa arvon lunastukseen.
”Ketteryys”-ilmiö
Jos haluttaisiin irrottautua kaupallisesta trendistä ja ymmärtää ilmiötä, voisi yksi lähestymiskulma olla seuraavanlainen: teknologian kehittymisen myötä tiedon jakamisen nopeus on moninkertaistunut. Myös ihmisten ja hyödykkeiden liikkumisen nopeus on kasvanut merkittävästi. Toimintaympäristömme kuluttajat ovat sopeutuneet tähän hyvän aikaa ja saavuttaneet tietynlaisen elämisen ”rytmin”. Monet organisaatiot kokevat tämän rytmin nopeaksi (vertailukohteena organisaation oma rytmi).
Voisi siis katsoa, että palveluita tuottavat organisaatiot tulevat jonkin verran kuluttajia jäljessä rytmin omaksumisessa. Koska markkinoilla pärjätäkseen on joko vastattava kysyntään tai luotava uusia tarpeita, on organisaatioilla tarve kuroa kiinni ero oman ja kuluttajien rytmin välillä. Tälle korjaustoimenpiteelle on tarvittu nimi, ja nyt meillä on ”ketteröityminen”.
Ketteryys sanapilvi
Kehitys tuskin tulee pysähtymään, joten ei ole tarkoituksenmukaista muokata organisaatioita tietyn ajanhetken mukaisiksi yksittäisellä suurella muutosponnistuksella – tuo uusi versio N.0 organisaatiosta Y olisi pian taas ”vanhentunut” kilpailukyvyn näkökulmasta.
Miten siis nykyaikaistaa organisaation rytmiä kestävästi? Avain löytyy organisaation kulttuurista ja toimintamalleista. Organisaation toimintaa ja sen henkilöstöä syvällisesti ymmärtämällä voidaan oivaltaa oikeat askeleet kulttuurin ja toiminnan nostamiseksi uudelle tasolle.
PMO kompassin käyttäjänä, kartan piirtäjänä
Monissa organisaatioissa projektit näyttelevät merkittävää roolia niin kehittämisessä kuin asiakastoimituksissakin. Koska strategisia tavoitteita edistetään ja asiakkaita palvellaan projektien välityksellä, on niillä suora yhteys organisaation tuloksellisuuteen, asiakastyytyväisyyteen ja kilpailukykyyn. Projektien merkittävän roolin vuoksi useissa organisaatioissa on perustettu projektitoimisto (PMO), jonka tehtäviin kuuluu mm. projektitoiminnan prosessien ja osaamisen kehittäminen organisaatiossa.
Projektiprosessien kehittäminen, siinä missä muidenkin toiminnan prosessien, vaatii toiminnan syvällistä ymmärtämistä ja lisäksi vielä projektitoiminnan erityisosaamista. Tämän vuoksi onkin tärkeää huolehtia riittävästä osaamisesta PMO:ssa (esimerkiksi PM Master -valmennuksen ja CPMO®-sertifioinnin avulla), sekä riittävästä resursoinnista.
Projektiammattilaiset kantavat oman kortensa kekoon organisaatioiden rytmin saattamisessa nykypäivän tasalle. Alalla julkaistaan uutta kirjallisuutta, uusia työkaluja, sekä uudenlaisia valmennuksia ketteryyden omaksumiseen. Tulisiko PMO:nkin nyt pyrkiä ketteröittämään organisaationsa projektitoiminta? Onko täysin ketterä edes järkevä vaihtoehto useimmille?
Lähtisin etsimään vastausta tarkastelemalla organisaation asiakkaita. Voi hyvin olla, että osa asiakkaista suosii ”perinteisempiä menetelmiä”, osa suosii ketteriä, ja osa on jossain siinä välillä, omalla muutosmatkallaan.
Edellisen kaltainen tilanne paljastaa, että palvellakseen kaikkia asiakkaita, on projektiammattilaisten ymmärrettävä ja osattava käyttää kummankinlaisia työkaluja. PMO pystyy kasvattamaan organisaationsa kilpailukykyä esimerkiksi valmentamalla henkilöstöä siinä, miten eri työkalujen vahvuuksia voidaan hyödyntää soveltamalla niitä yhtä aikaa, samalla luoden lisäarvoa asiakkaalle.
PMO voi siis toimia kompassin käyttäjänä oikeiden työkalujen valinnassa. PMO myös piirtää organisaatiolle karttaa siitä, miten eri työkalujen käyttöön tarvittava kyvykkyys rakennetaan organisaatioon asiakasarvon tuottamiseksi ja kilpailukyvyn varmistamiseksi.
PMO kompassin käyttäjänä
Ei unohdeta niitä tärkeimpiä
Olen havainnut, että työstä puhuttaessa sellaiset käsitteet kuin ”ihmiset” ja ”henkilöt” tuntuvat välillä lakkaavan olemasta ja tästä joukosta tulee ”kuluttajia, asiakkaita, työntekijöitä, johtajia, tuotekehittäjiä, projektipäälliköitä” ja niin edelleen. Työn ja vapaa-ajan erottaminen toisistaan ei toki ole huono asia, mutta samalla tuntuu unohtuvan, että nuo töissä olevat tuotekehittäjät ja projektipäälliköt, ovat työajan ulkopuolella niitä maailman rytmiin tottuneita kuluttajia!
Veikkaan, että jos organisaatioissa kurkistettaisiin oikein kunnolla konepellin alle, katsottaisiin syvälle silmiin niitä ihmisiä, jotka ovat siellä töissä, löydettäisiin ketteryyden siemen sellaisestakin organisaatiosta, jossa sitä ei kuviteltu olevan.
Vuoden 2022 3PMO-tapahtumassa lisää pohdintaa aiheesta!
Kirjoittaja: Milla Ranta
Adapro / Suomen Projekti-Instituutti Oy
Konsultti, valmentaja, kehittäjä (Adapro, 9/2021 -)
Koulutus:
- M. Sc. Eng., Project Management 2018-2020
- B.Sc., Food & Process Technology 2010-2014
- Certified PMO Manager (CPMO®)
- Certified Peili-consult
Olen hiljattain liittynyt osaksi hiilineutraalia tiimiä, joka tarjoaa niin organisaatioille kuin yksilöillekin kokonaisvaltaisia projektikulttuurin ja -osaamisen kehittämisen palveluita. Adapron toiminnassa minua sytyttää erityisesti se, että tiimissä löytyy kokemusta ja osaamista aidosti ymmärtää erilaisia asiakkaita ja heidän toimintaansa, mikä mahdollistaa arvoa tuottavan, strategisen kumppanuuden. Ennen konsultointitehtäviä olen toiminut mm. erityisasiantuntijana projektitoimistossa, sekä ohjelmatoimiston päällikkönä.
