Projektijohtamisen perusasiat ensin kuntoon

Vaikka Valmet Automotivella on ajan saatossa tehty paljon merkittäviä ja hyvin onnistuneita projekteja, kokemus ja tieto ”parhaista käytännöistä” oli levällään ympäri taloa. Projekteja tehtiin itsenäisesti, ilman systemaattista projektien välistä koordinaatiota. Ei ollut rakennettu ja sovittu yhteisiä periaatteita, toimintatapoja tai selkeitä prosesseja. Tietoa ei myöskään ollut saatavissa yhdessä paikassa.

Valmet Automotivessa tunnistettiin sekä projektien yhteisten toimintatapojen että työkalujen puute ja ihmisten hajanainen osaaminen. Projektikyvykkyyden kehittämiseksi perustettiin projektitoimisto, jonka tehtävänä on huolehtia toimintaprosessin määrittelystä ja kehittämisestä sekä ihmisten kouluttamisesta.

Projektitoimiston johtaja Juha Dahl lähti vuonna 2020 viemään eteenpäin projektijohtamisen kokonaisvaltaista kehittämisohjelmaa, jonka sparraajana ja valmentajana toimi Educo Valmennustalon johtava konsultti ja projektijohtamisen kehittämisen ammattilainen, Pasi Lehtiniemi.

– Organisaatiossamme oli tarve ja kova halu ottaa käyttöön portfolionhallintatyökalu, joka olisi johdon tukena projektien tilanteen seuraamisessa. Kyselin kokemuksia ja mielipidettä eri työkaluista, mutta ennen kuin lähdimme siinä asiassa pidemmälle, Pasi puolestaan kysyi, että pitäisikö ensin katsoa, että perusasiat ovat kunnossa eli ovatko työskentelytavat yhdenmukaiset ja perustyövälineet kunnossa?”, kertoo Juha Dahl yhteistyön alkuvaiheista.

– Kävimme aiheesta perusteellista keskustelua, koska painetta ”työkalu edellä” -lähestymistapaan oli organisaatiossamme melkoisesti. Jälkikäteen osoittautui todella viisaaksi valinnaksi paneutua ensin osaamiseen ja projektinhallinnan yhteisen toimintamallin rakentamiseen. Työkalujen aika tulisi kyllä, mutta vasta hieman myöhemmässä vaiheessa.

Jäitä hattuun

– Lähdimme yhdessä suunnittelemaan ja rakentamaan PMO:n kokonaisvaltaista kehittämissuunnitelmaa, johon kirjattiin kaikki asiat työkaluista koulutuksiin ja kuvattiin, miten kehitystyössä edetään. Suunnitelmasta syntyi kehitysohjelman runko ja tämän suunnitelman mukaan etenimme koko kehittämisohjelman ajan, kertoo Juha.

Pasi tuli mukaan kehittämistyöhön heti alussa. Yhdessä Pasin, Juhan ja senioritason päälliköiden kanssa kartoitettiin ensin projektijohtamisen nykytilaa ja sitä, millä tavalla projektia halutaan johdettavan. Jokainen projektin osa-alue käytiin omana moduulinaan läpi ja sovittiin niissä tarvittavista käytännön toimenpiteistä. Eli miten työskennellään, miten johdetaan, miten dokumentoidaan ja millaista prosessia käytetään, jne. Vasta tämän jälkeen alkoi asioiden jalkauttaminen olemassa oleville sekä tuleville projektipäälliköille.

Koulutukset suunniteltiin osallistujien tarpeet huomioiden. Juha ja Pasi toteavat kehittämispolun olleen heillekin oppimismatka, jonka aikana molemmat ovat oppineet suunnattomasti.

Strategisen projektikyvykkyyden kouluttaminen

Varsinaisia projektijohtamisen koulutuksia oli kolmen vuoden aikana kaikkiaan neljä. Lisäksi johtoryhmällä oli oma koulutuskokonaisuutensa. Koulutus jakautui kickoffiin ja viiteen moduuliin: projektin aloitus, käynnistäminen, toteutus, lopettaminen sekä projektisimulaatio eli loppukaronkka. Elettiin vuoden 2020 alkupuolta. Juuri kun koulutusvaiheen oli määrä alkaa, rysähti päälle Covid19-pandemia. Pandemiasta huolimatta asioissa oli pakko edetä ja siirtyä käyttämään erilaisia etätyövälineitä lennossa.

– Kaikki koulutukset pidettiinkin Zoomissa, joka oli kaikille uusi toimintaympäristö. Etätapaamiset toimivat kuitenkin ällistyttävän hyvin ja olivat jossain määrin jopa tehokkaampia kuin livetapaamiset. Osallistujilla oli vapaus osallistua koulutuksiin parhaaksi katsomastaan paikasta, toteaa Juha.

Yhteispeli toimi hyvin myös koulutusmoduuleissa; Pasi toimi valmentajana ja fasilitaattorina tuoden ulkopuolista näkökulmaa ja huolehtien, että oppimisprosessi etenee. Juha puolestaan huolehti talon sisäisten toimintatapojen ja työvälineiden perehdyttämisestä.

– Itseäni hämmästytti, miten sitoutunutta ja innostunutta porukka oli. Mukaan saatettiin tulla vaikka kesken kesäloman, lisää Pasi.

Projektit haltuun, salkunjohtaminen kuntoon ja sopivat työkalut avuksi

Aiemmin Valmet Automotivella ei ollut selvää yhtenäistä kokonaiskuvaa projekteista ja niiden määrästä. Projektijohtamisen kehittämisohjelman toteuttamisen jälkeen koko prosessi on selkiytynyt. Projektien määrä on lisääntynyt, koska nyt kokonaiskuva on tiedossa ja yksittäiselle projektille voidaan varmistaa sen vaatimat resurssit. Kaiken lisäksi uusia projektijohtamisen osaajia on talossa yli 100. Koulutuksella heidän kyvykkyytensä projektijohtamiseen on varmistettu, eikä osaamisen skaalautuvuuden ansiosta pahoja pullonkauloja enää tule. Projektijohtamisen osaaminen on nostettu yksilötasolta talotason osaamiseksi.

Miten projektijohtamisen kyvykkyyttä kannattaa lähteä kehittämään?

Tämän Juha kiteyttää kolmeen asiaan:

1) Selvitä nykytilanne, 2) varmista yhtenäinen perustaso ja 3) huolehdi, että osaaminen levitetään laajasti koko organisaatioon. Näiden asioiden jälkeen voidaan edetä työvälineiden hankintaan ja jatkokehittämiseen. Tämän lisäksi sopivan yhteistyökumppanin valintaan kannattaa panostaa. Kehittämiskumppanin kokemus on todella olennainen asia, kun tavoitteena on merkittävä tason nosto koko organisaation projektikyvykkyydessä. Pitkän ja tiivistahtisen kehitysohjelman aikana tulee sekä ylä- että alamäkiä, joista selviytyy osaavan ja luotettavan kumppanin kanssa.

Tiivistä yhteistyötä koko PMO-kehittämisohjelman ajan

– Myös henkilökohtaisella tasolla olen oppinut ja kehittynyt ihmisenä valtavasti tämän matkan aikana. Kokonaisuuksien ymmärtäminen on parantunut, fokus ei jää yksittäisiin asioihin vaan mennään eteenpäin kokonaisuus edellä, kertoo Juha omista oivalluksistaan, joita kehittämisohjelma on tuonut.

– Yhteistyö Pasi Lehtiniemen kanssa on sujunut loistavasti. Pasi on kokenut konsultti ja valmentaja ja hän on osannut ottaa huomioon minun näkökulmani asioihin. Erityinen kiitos Pasille siitä, että hän on ollut aina saatavilla ja läsnä. Siitä on ollut mieletön apu, ettei ole tarvinnut miettiä yksin asioita. Tämä mitä ja miten nyt on yhdessä tehty, toimii vielä jatkossakin.

Sertifiointi osoittaa todellisen osaamisen

Voidaan hyvällä syyllä sanoa, että Valmet Automotiven PMO on kehittämisohjelmalla saavuttanut merkittävän virstanpylvään. PMO:n käynnistäminen ja kehitysohjelman onnistuminen olivat myös Juha Dahlille erinomainen kokonaisuus A-tason Salkkujohtamisen IPMA-sertifiointiprosessiin lähtemiseksi. Kattava kokonaisuus on hyvä esimerkki IPMA A -tasolla vaadittavasta strategisen tason kokemuksesta. Strategian ytimestä lähtevässä kehitysohjelmassa kehitettiin johtamisjärjestelmää kokonaisvaltaisesti:

  1) projektijohtamisen perusprosessien kuntoon laittamisella ja systemaattisella toimintatavalla parannettiin yhteistä tilannekuvaa

2) salkkujohtamisen ympärille rakennettiin käytännölliset johtamisprosessit ja

3) toimintamalli laajennettiin koko organisaatioon.

Nyt taskussa komeilee uunituore Salkkujohtamisen IPMA A-sertifikaatti ja hymy on herkässä. Se on lajissaan 6. Suomessa.

Ansaitut onnittelut hyvästä työstä ja IPMA A -sertifikaatista!

Kirjoittajat:  

Pasi Lehtiniemi

Director, Executive Consultant

Educo Valmennustalo Oy / Blanchard Finland

Eniten Pasia innostaa todellisen muutoksen aikaansaaminen käytännön toiminnassa. Hän haluaa muuttaa strategiapuheet strategiateoiksi.”

Juha Dahl

Director, PMO

Valmet Automotive Oyj

”Valmet Automotiven projektitoimiston johtajana keskittyä arvon tuottamiseen ja projektien onnistumisen varmistamiseen. Tehtäväni on saada yrityksen strategiset tavoitteet ohjaamaan projektisalkun kautta liiketoiminnan kasvutavoitteen toteutumista ja investointihankkeiden hyödyn realisoitumista talotasolla.”