Projektiammattilaiset ry:n visio on olla mukana luomassa maailmaa, jossa kaikki projektit onnistuvat. Projektien onnistumista voidaan mitata projektien tuottamalla arvolla. PMO:n olemassaolon oikeutus ja arvo on parantaa projektitoiminnan tuottavuutta ja onnistumista, mutta PMO:n onnistumista ja lisäarvoa onkin paljon haastavampaa mittaroida ja osoittaa.
PMO-tutkimuksen lähtökohdat
PRY:n paljastuvat avaimet Projektitoimiston lisäarvon ”salaisuuksien kammioon”. PMO 2023 -tutkimuksessa
PMO 2023 -kyselytutkimuksen kohderyhmään poimittiin 560 projektitoimistojen ja projektiliiketoiminnan johtajaa sekä portfolio- ja ohjelmajohtajia. Alan konsultit on tarkoituksella jätetty kyselyn kohderyhmän ulkopuolelle. Tutkimukseen saatiin yhteensä 86 vastausta, vastausprosentti 15,4 %.
PMO 2023-tutkimus on suunniteltu ja toteutettu yhteistyössä Oulun yliopiston tuotantotalouden laitoksen kanssa. Tutkimuskyselyn suunnittelua ja vastausten analysointia ohjasivat professorit Kirsi Aaltonen ja Jaakko Kujala. Tutkimusryhmän muodostivat Oulun yliopiston lopputyövaiheen opiskelijat Roosa Matikainen ja Katri Hurskainen. He myös hyödynsivät tutkimusaineistoa omissa opinnäytetöissään. Loppuraporttia varten tutkimuksen tuloksia analysoitiin sekä Oulun yliopiston tutkimusryhmän että eturivin PMO-konsulttien ja PMO-johtajien kanssa. Halusimme saada sekä tiedeammattilaisten että PMO-kokemusasiantuntijoiden tulkinnat tutkimustuloksista.
Tutkimukseen osallistuneiden projektitoimistojen tausta-/luokittelutiedot mahdollistavat monenlaisten riippuvuuksien selvittämisen. Loppuraportissa on otettu tarkasteluun erityisesti se, miten PMO:n toiminta vaikuttaa projektitoiminnan parempaan onnistumiseen ja arvontuotantoon. Raportissa nostetaan esiin myös projektitoimistojen tyypillisen vastuualueen, portfoliohallinnan, merkitys projektitoiminnan sujuvuuteen ja tuottavuuteen. Lisäksi raporttia varten analysoitiin hyvin monipuolisesti PMO:n toiminnan kypsyyden ja vastuualueiden kehittymistä PMO:n elinkaaren aikana.
Tutkimuksen ydinhavainnot
Onko projektitoimistosta organisaatiolle hyötyä? Kyllä on!
Miten monta uutta projektia voitaisiin vuodessa aloittaa, jos projektit valmistuisivat 50 % paremmin aikataulussa? Paljonko rahaa säästyisi, jos projektit pysyisivät yli 30 % paremmin budjetissa? Mikä on onnistuneen muutoksen bisneshyöty ja lisäarvo, yli 2 000 hengen organisaatioista (joita oli yli 38 % tutkimuksessa) tai yli 500 hengen organisaatiosta (joita oli yli 70 %)?
PMO:n elinkaari ei ole sprintti. PMO:n aikaansaama kehitys ja hyödyt eivät synny päivässä, tai edes vuodessa. Kysymys on pitkäjänteisestä ja systemaattisesta organisaation kyvykkyyden ja projektitoiminnan kypsyyden kehittämisestä sekä toimintamallien ja tapojen luomisesta ja juurruttamisesta. PMO 2023 -tutkimuksen perusteella ero projektien onnistumisessa on todella merkittävä, kun verrataan tuloksia (yli 5 vuotta) ja (alle 3 vuotta) välillä. Kypsissä PMO-organisaatioissa projektit pysyvät yli 50 % paremmin aikataulussa, kypsissä PMO-organisaatioissa projektit pysyvät yli 32 % paremmin budjetissa sekä projektien business case/hyötyjen toteutuminen paranee yli 58 %. Summasummarum: PMO 2023 -tutkimuksen perusteella yli 5 vuotta toimineet projektitoimistot ovat selvästi ”kypsempiä” ja onnistuvat valtaosassa tehtävistään merkittävästi paremmin kuin ”nuoret” alle 3 vuotta toiminnassa olleet PMO:t. kypsän PMO:n nuoren PMO:n
Ketteryys ei ollutkaan ohimenevä ilmiö?
Ketterät menetelmät ja agile-roolien ja -tehtävien hoitaminen nousevat PMO 2023 -tutkimuksessa terävästi esille monesta eri näkökulmasta (osaamistarve, ymmärryksen puute, työskentelykäytännöt ja -roolitukset). Riippumatta toimialasta organisaatioissa on ymmärretty kehittämistarpeet ketteryyden ja ketterien menetelmien osalta. Mielenkiintoista asiassa on se, että ketterät toimintatavat ovat kypsille PMO:ille huomattavasti vaikeampi rasti kuin nuoruuden innolla kohti ketteryyttä porhaltaville PMO:ille. Syy saattaa löytyä peiliin katsomalla – Onko PMO:lla itsellään riittävästi osaamista ketteryyden tukemisesta tai ovatko omat ajattelutavat liikaa kiinni vanhoissa, vaivalla kehitetyissä ja opetelluissa projektimalleissa? Ketteryysmatkalle lähdettäessä saattaa luopumisen tuska (vaivalla kehitetyistä toimintamalleista) olla yllättävän kivuliasta. Menestyneissä organisaatioissa johdetaan ketterästi; ne valitsevat tilanteeseen itselleen parhaiten sopivan metodin, myös projekteissaan.
Kannattaako hioa vahvuuksiaan vai korjata heikkouksiaan?
Projekteissa menestyminen lähtee roskakorin siivoamisesta!
Projekteissa menestyvät organisaatiot tekevät merkittävästi enemmän töitä nimenomaan heikkouksiensa kehittämiseksi. Tämä ilmenee PMO 2023 kyselystä: Tutkituilla 64 eri osa-alueella, joissa vastaajilla oli heikkouksia ja paljon kehittämistarpeita, menestyvät organisaatiot olivat merkittävästi muuta joukkoa parempia. Ensimmäinen askel menestymisen tiellä on omien heikkouksien ja vahvuuksien tunnistaminen ja usein myös niiden rehellinen tunnustaminen. Nykytilan faktojen selvittäminen ja rehellinen arviointi luo pohjan kehittämissuunnitelmalle ja kehitystoimien priorisoinnille. Pullonkaulojen, juurisyiden ja heikkouksien tunnistaminen ja korjaaminen auttaa organisaatiota välttämään tulevia ongelmia ja kehittämään toimintaansa paremmin todellista suorituskykyään vastaavaksi. Menestyjät korjaavat toimintaansa ja kehittävät heikkouksiaan. Ne oppivat sekä suunnittelemaan paremmin että toteuttamaan projekteja suunnitelmien mukaan. Heikkouksilla on usein myös kova hinta, joka voidaan mitata sekä suoraan että välillisesti euroilla, esim. ylityön tai lisäresurssien hinnalla puhumattakaan mm. henkilöstön työtyytyväisyydestä.
Kulu vai Investointi? PMO:n pitää kyetä todistamaan lisäarvonsa organisaatiossa.
Kansainvälisten tutkimusten mukaan projektitoimisto (PMO) parantaa projektinhallinnan tehokkuutta ja vaikuttaa myönteisesti erityisesti projektisalkunhallinnan onnistumiseen ja strategian implementointiin. Projektitoimistot ovatkin yleistyneet merkittävästi erilaisia projekteja toteuttavissa organisaatioissa. Karua on kuitenkin kertoma, toteaa prof. Kirsi Aaltonen Oulun yliopistolta :
– – Odotetuista hyödyistä huolimatta jopa kolme neljästä projektitoimistosta lopettaa tutkimusten mukaan toimintansa kolmen ensimmäisen vuoden aikana perustamisestaan, ja on arvioitu, että uuden PMO:n elinajanodote on tyypillisesti n. kaksi vuotta.
Myös PMO 2023 -tutkimuksen johtopäätökset ovat selvät: . Kun tutkimuksen tuloksiin kytketään projektitoiminnassa pyörivät eurot; kustannukset ja tuotot, nähdään selvästi PMO:n tuottama lisäarvo myös organisaation taloudellisessa tuloksessa. Hyvin organisoitu projektitoimisto pystyy tehostamaan merkittävästi organisaation projektitoimintaa
Keskeisiä kysymyksiä ovatkin: Osaavatko PMO-ammattilaiset riittävän selvästi osoittaa ja viestiä tuottamansa arvon organisaatiossa? Kuka kissan hännän nostaa? Projektitoimiston pitää itse pystyä selkeästi kertomaan projektitoiminnassa tapahtuva kehitys ja viestimään siitä erityisesti johdolle; johdon kielellä, jossa tuotot ja säästöt eli eurot ovat keskeisiä onnistumisen mittareita.
PMO 2023 Executive Summary -loppuraportti
3PMO-tapahtumassa esitelty PMO 2023 Executive Summary – loppuraportti on julkaistu PRY:n kotisivuilla, josta kaikki asiasta kiinnostuneet voivat ladata raportin tarkempiin tutkimuksiin. Lataa raportti itsellesi täältä.
Lisätietoja PMO 2023-tutkimuksesta: jouko.kaaja@pry.fi
Kirjoittaja: Joxi Kaaja
