Tiedolla johtaminen ja viestintä ovat keskeisiä tekijöitä menestyneessä projektissa. Työkaluja vaikuttavaan ja tehokkaaseen johtamiseen ja viestintään on tarjolla laaja valikoima erilaisiin tarpeisiin ja mieltymyksiin kevyistä pilvipalveluratkaisuista järeämpiin järjestelmiin.
Projektinhallinta ja projektimaisuus yleistyvät jokaisen tietotyöläisen arkiseksi tekemiseksi tietoteknisten ratkaisujen kehittyessä monipuolisemmiksi, helppokäyttöisimmiksi ja käyttäjien arkea sujuvoittavimmiksi. Enää projektinhallinnan ei tarvitse tuntua irralliselta, vieraalta ja vaikealta lisältä työtehtäviin.
Projektinhallinnan vauhdikas vuosikymmen
Perustaessamme tiedonhallinnan ratkaisuja tarjoavan Solu Digitalin vuonna 2011, projektinhallinnan tietotekniset työkalut eivät olleet yhtä tiiviisti mukana arjen päivittäisessä tekemisessä kuin nykyään.
Kytkös viestintään, raportointiin sekä kustannusten- ja dokumentinhallintaan puuttui, joten ohjelmisto piti avata ja käyttää erikseen irrallaan muista järjestelmistä. Useiden työkalujen käyttö eri aliprosesseissa teki projektinhallinnasta vierasta ja vaivalloista. Tiedon löytyessä hajanaisesti muualta kuin projektinhallintaohjelmistosta teki myös ihmisten ja asioiden johtamisesta paljon haastavampaa.
Nykyään projektit on yleistyneet ja arkistuneet ihmisten työssä. Kevyemmät ja käyttäjäystävällisemmät työkalut pilvipalveluina auttavat löytämään asiat nopeasti muutaman klikkauksen päästä.
Yhden sovelluksen tarjotessa projektiviestinnän, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan sujuu ajasta, paikasta ja laitteesta riippumaton virtuaalityöskentely kollegoiden kanssa jokaisen oman työn ohella.
Projektiviestintä ennen ja nyt
Projektiviestintä on myös kehittynyt paljon viimeisen vuosikymmenen aikana offline-viestinnästä eli esimerkiksi taukotilojen ilmoitustauluista, palavereista, infotilaisuuksista ja toimittajakirjeiden lähettämisestä.
Organisaatioissa tieto kulki aikaisemmin U:n muotoista rataa. Tällöin prosessi lähti liikkeelle toimittavan osapuolen ruohonjuuritasolta U:n pohjalta. Asia lähti etenemään kiipeämällä organisaatiossa ylemmälle tasolle, josta asia kommunikoidaan toiseen organisaatioon U:n toiseen kärkeen. Sieltä tieto taas hiipi alaspäin kohti asiantuntevaa ja osaavaa porukkaa ruohonjuuritasolla.
Nykyajan verkkopohjainen pikaviestintä mahdollistaa entisaikaa avoimemman ja vapaamman keskustelun ruohonjuuritasollakin titteleistä ja työnkuvista riippumatta. Nykyään sidosryhmät ovat paljon tietoisempia projektijohdon offline- ja onlineviestinnästä.
Tiedonkulku ja projektiviestintä ovat nopeutuneet, helpottuneet ja muuttuneet vuorovaikutteisemmaksi modernien työkalujen ansiosta, jotka mahdollistavat saumattoman projektityöskentelyn.
Reaaliaikaisella projektiraportoinnilla ja toimintatavoilla projektit hallintaan
Ennen dataa kerättiin hajanaisesti eri järjestelmistä ja tietolähteistä, informaatio oli strukturoimatonta tai siinä oli rakenteellisia haasteita. Usein projektiraportointi tarkoitti usean raportin tekemistä ja vertailua keskenään, jonka jälkeen asian paikkansapitävyys täytyi tarkistaa Excelistä.
Nykyään sama prosessi tapahtuu helposti työkalussa visuaalisena näkymänä päivä- tai tuntikohtaisista projektitiedoista. Tietojärjestelmien integraatioiden toteutus on helpottunut paljon, kun yhteiset tietomallit ja avoimet rajapinnat työkaluissa luovat tilannekuvaraportin reaaliaikaisesti.
Projektiraportoinnin lisäksi prosesseilla ja toimintatavoilla on yhtä lailla merkittävä vaikutus onnistuneen projektin läpiviennissä. Ihmiset, työkalut ja prosessit muodostavatkin Operational Excellence -johtamistyylin ytimen: toimintaa tehostetaan sekä ihmisten, prosessien että työkalujen osalta jatkuvan parantamisen filosofialla.
Nykyajan raportointiratkaisut ovat auttaneet kääntämään projektijohtamisen peruutuspeilistä katsomisesta reaaliaikaisen tilannekuvan pohjalta johtamiseksi. Johtamisen lisäksi myös projektien toiminta on muuttunut ketterämmäksi vakiintuneiden toimintatapojen sekä pikaviestintä- ja pilvityökalujen yleistymisen ansiosta.
Marko Koskela on Solu Digitalin kaupallinen johtaja ja insinööri. Työssään hän kehittää yhdessä asiakkaiden kanssa ratkaisuja hanke- ja projektijohtamisen tarpeisiin. Hän on aiemmin toiminut liiketoiminnan johtamis- ja kehittämistehtävissä eri toimialoilla yli 20 vuotta.
Jari Kyläjärvi on Solu Digitalin johtaja ja konsultti. Hän on ollut kehittämässä ja luomassa yhdessä asiakkaiden kanssa hanke- ja projektijohtamisen ratkaisuja eri toimialoille ja julkishallinnolle. Hän on aiemmin toiminut liiketoiminnan johtamis- kehittämistehtävissä eri toimialoilla yli 25 vuotta.
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Kuvat: Solu Digital Oy & Mikael Blomkvist, Pexels (pääkuva)
