Edellisen kerran toiminta validointiin 2019

PRY:n sertifiointitoiminta validoitiin edellisen kerran toukokuussa 2019. PRY toimisto sijaitsi tuolloin vielä Etelärannassa.  IPMAn validaattorit Werner Schmehr (Saksa) ja Leh Simonelli (Australia) ottivat meihin yhteyttä jo marraskuussa 2018. He lähettivät hyvissä ajoin maaliskuussa 2019 meille noin 500 kysymyksen ennakkokyselyn, jolla pyrittiin todentamaan toimintamme vastaavan vaatimuksia. Kaikkiin kysymyksiin piti vastata ennen varsinasta validointia.

Itse validointi tapahtui kasvokkain kahden päivän aikana. Ensimmäisenä päivänä paikalla olivat Tuomo Koskenvaara (silloinen Head of Certification Body), Netta Kiiskinen (silloinen sertifioinnin koordinaattori) sekä tämän artikkelin kirjoittaja Timo Saros (silloinen yhdistyksen toimitusjohtaja).  Validaatorien työkalussa oli näppäin, jolla arvonta tuli suorittaa. He arpoivat yksi kerrallaan noista 500 ennakkokysymyksestä jonkin kysymyksen, jonka jälkeen meidän tuli todentaa vastauksemme. Käytännössä tämä tehtiin esimerkiksi esittelemällä pöytäkirja tai kuvaus vaatimuksen osoittamasta asiasta. Päivän aikana nousi esiin muutama pieni poikkeama ICR:stä.

Pienet poikkeamat korjattiin

Toisen päivän alussa validaatorit esittivät löydökset eli ns. avoimet kysymykset. Sen jälkeen he haastattelivat sertifioinnin muita avainhenkilöitä sekä yhden lähiaikoina sertifioituneen henkilön. Päivän päätteeksi laadimme yhdessä SWOT-analyysin sertifiointitoiminnastamme.

Me saimme kuukauden aikaa korjata nuo pienet löydökset. Teimme korjaukset ja toimitimme muokatut dokumentit validaatoreille. Vihdoin elokuussa validaatorit ilmoittivat meille kirjallisesti, että olimme läpäisseet validoinnin huomautuksitta.

Tällä kertaa validointi tehtiin etänä

Vuoden 2019 validoinnin jälkeen oli tapahtunut version nosto ja koska meidän edellinen validointimme meni läpi huomautuksetta vuoden 2022 validointi toteutettiin noudattaen ns. IPMA:n normaalia validointitietä lyhennettyä versiona.

Toukokuun alussa kävin validaatorien Per Frank Povlsen (Tanska) ja Naim Preniqin (Saksa) kanssa neuvottelut. Tällä kertaan saimme toukokuussa validaatoreilta vain 50 ennakkokysymystä. Vastasimme niihin sovitussa aikataulussa eli kesäkuussa.

Elokuussa validaatorit pyysivät meitä lähettämään 13 eri dokumenttia, joihin he halusivat perehtyä ennen varsinaista virtuaalikokousta. Vihdoin 13. lokakuuta kokoonnuimme etänä Teamsin välityksellä. Heti aluksi validaatorit kiittivät vastauksistamme ja lähetetyistä dokumenteista. He löysivät dokumenteista todisteet puoleen kysymyksistä. Avoinna olevat kysymykset kävimme yhdessä läpi. Jälleen löytyi kaksi pientä poikkeamaa. Emme olleet dokumentoineen omiin ohjeisiimme kahta prosessia. Kerroimme validoijille, että nuo tilanteet ovat meillä erittäin harvinaisia johtuen suomalaisesta kulttuurista ja arvioitsijoidemme ammattitaidosta.

Saimme validaatoreilta neljä erityismainintaa eli ns. ”++++” huomioita. Erityismainontoihin päätyivät dokumenteistamme neljä kohtaa, jotka he halusivat viedä laajemmin tietoon IPMA:n eri sertifiointielimille.  

Validaatorit haastattelivat myös PRYSERT sertifioinnin avainhenkilömme Timo Saroksen (Head of CB), Tuomo Koskenvaaran (COO), Johanna Packalenin (Administrator), Jouko Kaajan (Chair of scheme committee), Netta Kiiskisen (New assessor) sekä Anna-Maria Mäkelän (CEO, PRY).

Nelituntisen virtuaalikokouksen lopuksi validaatorit kertasivat nuo kaksi pientä poikkeamaa. He totesivat, että jos korjaamme havaitut poikkeamat ja lähetämme päivitetty dokumentit heille kuukauden sisällä, niin validointimme hyväksytään huomautuksitta. Näin toimimme ja 25. lokakuuta sain sähköpostin, jossa validaatorit ilmoittivat hyväksyvänsä uudet kirjaukset ohjeisiimme.

Tämä virtuaalinen validointi onnistui varsin hyvin ja oli kaikille osapuolille tehokas ajankäytön sekä kustannusten osalta. Kiitos siis kaikille tämän kertaiseen validointiin osallistuneille.

Tästä on hyvä jatkaa

Kun kerran tekee työnsä perusteellisesti, voi seuraavalla kerralla päästä helpommalla. Näin on käynyt Projektiammattilaisten IPMA-validoinneissa. Vuonna 2019 jouduimme vastaamaan 500 ennakkokysymykseen. Tänä vuonna selvisimme 50:llä.

Kaksi viimeisintä validointia olemme läpäisseet huomautuksetta. Toimintamme noudattaa siis edellä mainittua ISO standardia ja IPMA:n ICR:ää. Haluan kiittää kaikkia sertifiointitoimintamme kehittämisessä vuosien mittaan mukana olleita.

Timo Saros

Head of Certification Body, Finland

ISO/IEC 17024: Vaatimustenmukaisuuden arviointi – sisältää yleiset vaatimukset henkilöiden sertifioinnista vastaaville elimille. Se on kansainvälinen standardi, joka määrittelee kriteerit henkilöstön sertifiointielimen (tunnetaan myös nimellä ”henkilöiden sertifiointielin”) toiminnalle. Standardi sisältää myös vaatimukset sertifioinnin perustana olevan henkilöiden sertifiointijärjestelmän kehittämiselle ja ylläpidolle.

ISO/IEC 17024:2012 julkaistiin heinäkuussa 2012, ja se tarkistettiin ja vahvistettiin viimeksi vuonna 2018.

Tämä standardin versio sisältää vaatimukset henkilöiden sertifiointielimille kuvaten seuraavat asiat:

• Rakenne
• Resurssit
• Rekisterit ja tiedot
• Sertifiointijärjestelmien kehittäminen
• Sertifiointiprosessit
• Hallintajärjestelmä

Lisää standardista mm. https://www.iso.org/standard/52993.html