Työkalut ovat kehittyneet viimeisen vuosikymmenen aikana kovaa vauhtia. Vuonna 2011, jolloin perustimme tiedonhallinnan ratkaisuja tarjoavan Solu Digitalin, projektinhallinnan tietotekniset työkalut tuntuivat useimmille tietotyöläisille ja projektipäälliköille irrallisilta, vierailta ja vaikeilta käyttää.

Tuolloin projektinhallinta koettiin vaivalloisena lisätyönä. Erillinen ohjelmisto piti avata projektinhallinnan eri aliprosesseille. Tietoteknisten työkalujen tasolla kytkös viestintään, raportointiin sekä kustannusten- ja dokumentinhallintaan puuttui kokonaan.

Projektikohtainen tieto saattoi sijaita pirstaloituneena eri paikoissa, enemmin jopa tulitikkuaskin kannessa kuin itse projektinhallintaohjelmistossa. Tämä teki ihmisten ja asioiden johtamisesta myös paljon haastavampaa.

Projektinhallinnan helpot pilvityökalut

Nykyään projektimaisuus on yhä enemmän arkea kaikkien työssä sen juurruttua osaksi tekemisen tapaa. Tämän ovat mahdollistaneet pilvipalveluina toimivat projektinhallinnan työkalut tarjotessaan kevyen ja loppukäyttäjille ystävällisen käyttöliittymän web-selaimessa.

Pilvipalvelut projektinhallinnan tukena tarjoavat monipuolisia ja helppokäyttöisiä toiminallisuuksia, kuten projektiviestinnän, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan yhdestä sovelluksesta muutaman klikkauksen päästä.

Erilaiset pilviteknologiat yhteisesti ja henkilökohtaisesti työstettävien asiakirjojen, tehtävien ja projektien hallintaan varmistavat:

• tiedon saatavuuden ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta
• tiedon paikkansapitävyyden
• tiedon löydettävyyden
• tiedon ja asiakirjojen työstämisen yhteismuokkaus- ja kommentointitoiminnoilla
• tiedon elinkaaren hallinnan tietoturvallisesti dokumentin luomisesta sen jakamiseen

Järjestelmällinen tiedonhallinta monipuolisella ja helppokäyttöisellä työkalulla auttaa hyödyntämään aina saatavilla olevaa tietoa sekä tiedolla johtamisessa projektinhallinnassa että projektikohtaisessa viestinnässä.

Projektityökalujen tulevaisuus

Tulevaisuudessa projektinhallinnan työkalut ovat entistä vaivattomampia käyttää klikkausten vähentyessä entisestään projektin suunnittelun, aikataulutuksen, resursoinnin ja raportoinnin osalta.

Myös tiedon haku ja käsittelyn automaatioaste kasvaa tekoälyn ja koneoppimisen käytettävyyden lisääntyessä käyttöliittymien taustalla pyörivissä työnkuluissa. Automaation lisääntyessä, vähenee manuaalinen työ ja mahdolliset riskit.

Teknisten kehitysten hyödyntämisen lisäksi projektinhallinta tulisi viedä strategisemmalle tasolle projektin vaikutusten arvioinnilla jo esisuunnitteluvaiheessa. Projektin tarkoituksen ja tavoitteen huomiointi auttaa todentamaan projektilla tavoitellun muutoksen toteutumista projektin päätyttyä. Strategisen esisuunnittelun arviointi voisikin olla esimerkiksi yksi tulevaisuuden projektityökalun ydintoiminnoista.

Lue blogisarjan muut osat:
Projektiviestinnän monet ulottuvuudet, blogisarjan osa 2
Projektijohtamista reaaliaikaisen tiedolla johtamisen tukemana, blogisarjan osa 3

---

Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.