Projektiammattilaiset ry on tarjonnut Suomessa IPMA®-sertifiointia projektiammattilaisille vuosituhannen vaihteesta asti. Sertifiointijärjestelmä on rakennettu IPMA:n pätevyysmallin mukaisesti. Mallin ensimmäinen versio julkaistiin jo vuonna 1997 ja nykyinen, versio 4, vuonna 2015. Tässä yhteydessä mallia täydennettiin erillisillä tulkinnoilla projektien, ohjelmien ja salkkujen osalta. Vuonna 2019 sitä täydennettiin vielä ohjeistuksella pätevyysmallin soveltamisesta ketterän kehittämisen yhteydessä.
IPMA® on määritellyt sertifiointipolut, jotka jäsenyhdistyksen on toteutettava sertifioinnissaan. IPMA:n malli antaa jäsenyhdistykselle muutamia optioita toteuttaa sertifiointeja. Näistä Suomessa on Level C -tasolla valittu työpaja, joka useassa maassa on korvattu pidennetyllä haastattelulla. Myös Suomessa on jouduttu siirtymään pidennettyyn haastatteluun valitsevan pandemian ajaksi. Tavoitteena on ainakin osittain palata työpajaan Level C -tasolla kun pandemiatilanne sen sallii.
IPMA®-sertifikaatteja on Suomessa myönnetty jo yli 5 000 kappaletta ja asiakaskunta on todennut ne hyväksi välineeksi sekä pätevyyden todentamisessa kuin henkilöstön kehittämisessä. Sertifioinnissa käytetty kompetenssimalli on havaittu toimivaksi malliksi osaamisen johtamisessa.
Syyt uudelle järjestelmälle
Sertifiointijärjestelmän version 3 käyttöönottoprojektin yhteydessä kehitettiin ilmoittautumis- ja koejärjestelmä, jota käytettiin Level C ja D -tasoilla sekä myöhemmin myös oppilaitoksille tarjotussa Foundation-sertifioinnissa. Sertifioinnin 4. version käyttöönottoprojektin yhteydessä järjestelmää muokattiin vastaamaan sen vaatimuksia. Tässä vaiheessa kuitenkin tuli jo selväksi, että järjestelmän arkkitehtuuri alkoi olla elinkaarensa loppupäässä.
Uuden järjestelmän käyttöönottoa lähdettiin suunnittelemaan heti 4. version käyttöönoton jälkeen. Vuonna 2019 järjestelmään lisättiin vielä vaihtoehdot ketterän johtamisen sertifioinnille. Siinä vaiheessa todettiin, että osa järjestelmässä olevista kirjastoista oli jo tilanteessa, että ainoastaan kriittisiä tietoturvapäivityksiä oli enää tulossa. Näin ollen enää ei ollut aikaa pohtimiselle vaan oli aika kääriä hihat.
Uuden järjestelmän lähtökohdat
Selvittelimme IPMA:n jäsenyhdistysten käyttämiä järjestelmiä sekä suomalaisten koululaitosten käyttämiä koejärjestelmiä. Jo siinä vaiheessa kävi selväksi, että Moodle olisi vahva ehdokas vaikka tiedossa oli, että perusmuodossa se ei kaikkia tarpeitamme pystyisikään täyttämään.
Hyvin pian tulimme siihen tulokseen, että haluamme saada koko sertifiointiprosessin hakemuksen jättämisestä aina sertifikaatin tulostamiseen, tehtyä yhdessä järjestelmässä. Aikaisemmin eri vaiheissa oli käytössä useita eri järjestelmiä ja tiedot siirtyivät niiden välillä vain manuaalisella kopioinnilla. Samoin tavoitteena oli, että voisimme hyödyntää vahvaa tunnistautumista, jotta pääsisimme eroon hankalista allekirjoituksista. Viestinnän osalta tavoite oli päästä mahdollisimman suurelta osalta eroon sähköposteista.
Käyttöönottoprojekti
Syksyllä 2019 päätimme lähteä kirjoittamaan kuvausta järjestelmän toiminnalle ja lähetimme tarjouspyynnöt useammalle toimittajalle. Kilpailutus sinällään oli suhteellisen suoraviivainen ja pääsimme aloittamaan toteutusta jo vuodenvaihteessa. Tarkoitus oli käyttää mahdollisimman paljon Moodlen perustoiminnallisuutta, mutta IPMA:n vaatima pätevyyselementtien mittareiden avulla tehtävä arviointimalli vaati oman räätälöidyn mallin rakentamisen. Määrittelyssä onnistuimme luomaan sellaisen, jossa iso osa käytetyistä komponenteista oli käytettävissä eri sertifiointiprosesseissa. Tämä vähensi järjestelmän monimutkaisuutta.
Tekninen perusratkaisu alkoi olla valmiina jo ennen kesää 2020, mutta tavoitellut ominaisuudet kuten vahva tunnistautuminen sekä dynaaminen kielenvaihto (suomi & englanti) vaativat paljon työtä. Ennen kesää meillä oli valmiina ensimmäiset testikierrokset ja arvioitsijoiden ensimmäinen koulutus oli sovittu elokuulle. Saimme ensimmäiset vedokset ohjeista valmiiksi ennen koulutusta.
Syksyn koulutuksessa kävimme yhdessä läpi pari sertifiointikierrosta ja keräsimme palautetta. Kokonaisuus tuntui toimivan, mutta joissakin yksityiskohdissa oli vielä hiottavaa. Lisäksi tässä vaiheessa havaittiin, että räätälöidyssä arviointimoduulissa oli ongelma, joka oli ratkaistava ennen järjestelmän käyttöönottoa.
Ongelman syyksi paljastui se normaali: kommunikointivirhe tilaajan ja toimittajan välillä. Yksi konfiguraatio, joka olisi pitänyt kopioida useaan kohtaan, oli kirjoitusvirheen takia luotu uudelleen näihin kohtiin hieman erilaisena. Asia oli huomattu jo aikaisemmissa testeissä, mutta sen ei ollut ajateltu vaikuttavan toimintaan. Kun ongelma tunnistettiin ja korjattiin, saatiin järjestelmä toimimaan tältäkin osin ja pysytimme aloittamaan tuotantoon siirron suunnittelemisen.
Miten meni niin kuin omasta mielestä?
Lopputulokseen olemme tyytyväisiä, vaikka aikaa projektiin kului lopulta enemmän kuin olimme suunnitelleet. Lopputuloksesta tuli parempi kuin alun perin olimme osanneet toivoa ja koska työ keskittyi muutamille asiantuntijoille, budjettikin meni pääosin lopputuloksen.
Arkkitehtuuriltaan ratkaisumme onnistui todella hyvin. Saimme toteutettua kaikki tarjolla olevat 12 eri IPMA-sertifiointia käytännössä kuudella komponentilla. Toki eri tasoilla noita komponentteja piti konfiguroida eri tavoin, mutta peruspaketista tuli tulevaisuutta ajatellen hyvin kompakti.
Se, mikä pääsi yllättämään ja yllättää todennäköisesti jatkossakin, oli Moodlen modulaarisuus. Melkein jokaiseen tarpeeseen löytyy useampiakin erilaisia valmiita ratkaisuja. Kolikon kääntöpuolena on, että noiden kehittäminen on usein yksittäisen kehittäjän vastuulla ja esim. tietojen siirtäminen yksittäisestä moduulista toiseen on yllättävän vaikeaa.
Mitä sitten…
Nyt kun uusi järjestelmä on jo hetken ollut käytössä ja siitä on saatu kokemuksia eri sidosryhmiltä, on palaute pääosin ollut positiivista. Korjaava palaute on lähinnä kohdistunut joihinkin alustan rajoituksiin tai kirjoitusvirheisiin. Kaikki palautteet käydään läpi ja toteutuskelpoiset otetaan työn alle.
Järjestelmän käyttöönotto on herättänyt kiinnostusta myös muissa IPMA:n jäsenmaissa ja keskustelua on virinnyt järjestelmän käyttöönottamisesta myös muualla. Ehkä jopa yhteisenä IPMA:n sertifiointialustana. Keskustelu on kuitenkin vielä alussa. Olisi silti mukava saada kumppaneita mukaan kehittämiseen ja ylläpitoon. Toive on, että järjestelmää voidaan kehittää vastaamaan myös tulevia tarpeita ja voimme tarvittaessa laajentaa sertifiointia uusille aloille, kun sellaiselle tulee tilausta.
Kirjoittaja Tuomo Koskenvaara on Projektiammattilaiset ry:n PRYSERT-toiminnan Sertifioinnin operatiivinen päällikkö.
PRYSERT
PRYSERT on Projektiammattilaiset ry:n alainen itsenäinen toimielin, joka toteuttaa IPMA®-sertifiointia Suomessa yksinoikeudella kansainvälisen IPMA:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Kuvat: Tuomo Koskenvaara / sertifiointijärjestelmä
