Projektiliiketoiminta on yksi Oulun Yliopiston Tuotantotalouden tutkimusalueista ja se on myös yksi maisterivaiheen pääaineista. Yksi projektiliiketoiminnan keskeinen opetuksen osa-alue on useista samanaikaisista ja yhteisiä resursseja hyödyntävistä projekteista muodostuvien kokonaisuuksien johtaminen.
Kokonaisuuksien hahmottaminen on vaikeaa ilman, että pääsee käytännössä kokeilemaan, miten priorisoida projekteja ja jakaa resursseja kilpailevien projektien välillä. Tästä syystä projektipohjaisen yrityksen johtamista käsittelevälle kurssille päätettiin ottaa projektisalkunhallintaan liittyvä harjoitus.
Harjoitus toteutettiin Oulun Yliopiston, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun (Xamkin) ja Thinking Portfolio Oy:n yhteistyönä, jossa kullakin toimijalla oli oma selkeä roolinsa. Oulun Yliopisto tarjosi harjoituksen puitteet ja vastasi kokonaisuuden hallinnasta. Xamk vastasi harjoituksen suunnittelusta ja ohjauksesta. Thinking Portfolio puolestaan tarjosi harjoituksen alustana toimivan projektisalkun yliopiston käyttöön osana Master Talent -yhteiskuntavastuuohjelmaansa. Harjoituksessa opiskelijoiden ryhmät toimivat kuvitteellisen yrityksen maayksiköiden johtoryhminä. Pelatessa opiskelijat kohtaavat tyypillisiä tilanteita kuten aikataulumuutosten hallintaa, rajallisten resurssien jakamista ja projektien priorisointia. Samalla opiskelijat pääsevät harjoittelemaan tärkeitä ryhmätyötaitoja sekä tietoon perustuvaa yhteistä päätöksentekoa.
Pelillistäminen voi elävöittää oppimista ja lisätä opiskelumotivaatiota
Opiskelijat kokivat, että konkreettin harjoitus sekä pelillistäminen elävöittivät oppimista. Useimmille opiskelijoille erilaiset oppimispelit olivat jo tuttuja ja aika yhteneväinen näkemys niistä olikin se, että sopivassa suhteessa käytettynä ne lisäävät opetuksen mielekkyyttä ja opiskelumotivaatiota. Monien mielestä ihmisnäkökulmaa korostavan harjoituksen anti oli hyvä ja se osoitti selkeästi, miksi systemaattinen projektiportfolionhallinta on tärkeää ja toisaalta kompleksista sekä haastavaa. Harjoituksen aikana ryhmien jäsenet huolehtivat oman projektinsa tilanteesta mutta samaan aikaan pyrkivät ryhmänä kohti yhteistä tavoitetta neuvottelemalla ja tekemällä kompromisseja. Tilanne simuloi siis hyvin todellisuutta ja osoitti käytännössä, kuinka selkeästi sanktiot ja bonukset voivat vaikuttaa projektien priorisointeihin ja päätöksiin sekä kuinka tärkeää ennakointi on.
Käytännönläheiset harjoitukset ovat tilaisuus oppia moderneista salkunhallinnan ratkaisuista
Opiskelijat pääsääntöisesti näkevät käytännönläheiset harjoitukset ja yritysten kanssa tehtävän yhteistyön hyödyllisenä. Tässäkin tapauksessa opiskelijat kokivat käytännönläheisen harjoituksen projektisalkkua hyödyntäen hyvänä kokemuksena. Palautteissa mainittiin projektisalkun olevan käyttäjäystävällinen ja visuaalinen. Useat opiskelijat totesivat, että muutokset oli helppo havaita projektisalkun avulla, resurssien allokointi sekä priorisointityökalun käyttö oli sujuvaa ja projektin riskien sekä tärkeyden havainnollistaminen toimii hyvin. Vaikka samat asiat voidaan tehdä perinteisellä Excelillä niin salkunhallintaan kehitetty työkalu auttaa erityisesti kokonaisuuden hallinnassa sekä havainnollistamaan tilanteet nopeasti ja selkeästi, jotta voidaan keskittyä oikeisiin asioihin.
Harjoitus oli myös opettajien kannalta mielekäs. Jokainen toteutus on erilainen ja siksi harjoitus avaa opettajalle aina uusia näkökulmia siihen, miten salkunhallinta kannattaa tehokkaasti toteuttaa. Harjoituksen käytännön järjestelyihin toi oman haasteensa hybridimuotoinen toteutus. Eli noin puolet opiskelijoista osallistui läsnä ja noin puolet etänä. Lisäksi osassa ryhmistä tilanne oli se, että osa ryhmän jäsenistä oli läsnä ja osa etänä. Tämän vuoksi olikin välttämätöntä, että harjoituksen koordinointi suunniteltiin tarkasti. Harjoitus onnistui kuitenkin lopulta hyvin ja vastaavantyyppinen harjoitus, ehkäpä myös laajemmassa mittakaavassa, on tarkoitus järjestää myös tulevalla kurssilla!
Kirjoittajat:
Tommi Pauna
Väitöskirjatutkija Oulun Yliopiston Tuotantotalouden yksikössä Projektiliiketoiminnan ryhmässä.
Matti Koivisto
Tekniikan tohtori, johtamisen yliopettaja ja tekniikan koulutusalajohtaja Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa Xamkissa.
Kiinnostuitko Thinking Portfolio Master Talent -ohjelmasta? Ota yhteyttä:
Thinking Portfolion yhteiskuntavastuuohjelma Master Talent tarjoaa best practise -projektisalkun maksutta oppilaitoksille opetustarkoituksiin. Thinking Portfoliolla Master Talent -ohjelmasta vastaa Katri Harju. ”Master Talent ohjelmalla haluamme lisätä tuoreiden projektiammattilaisten salkunhallinnan kyvykkyyttä ja ymmärrystä.”
Katri Harju
Customer Success Manager (tuottaja, Thinking Portfolio Master Talent -ohjelma)
Puhelin 040 706 4354
katri.harju@thinkingportfolio.com
