PRY:n teemaryhmien parasta antia osallistujille on toisten salkunhallinnan ammattilaisten tapaaminen,
verkostoituminen ja toisilta oppiminen. Tai kuten eräs pyöreän pöydän osallistuja tätä palautteessaan kuvasi:

– Olen omassa organisaatiossani ainoa, joka kehittää strategista PMO-toimintoa, joten saan näistä tilaisuuksista paljon vertaistukea ja tietoa muiden salkkuhaasteista ja vahvuuksista. 

Teemaryhmässä on vuoden aikana käsitelty näitä neljää ajankohtaista teemaa:

Teema 1: Miten projektiportfolioissa hallitaan riskejä ja epävarmuutta 

Tämänhetkisessä epävarmassa toimintaympäristössä on entistä kriittisempää tunnistaa riskit, jotka voivat vaikuttaa projekteihin.

Strateginen salkunhallinta -teemaryhmän vuoden ensimmäisessä webinaarissa Portfolio Advisor Anssi Nevalainen Thinking Portfoliosta kävi läpi, miten projektien riskejä hallitaan salkussa tehokkaasti. Riskejä onkin riittänyt: koronaa, sotaa, inflaatiota, nousevia korkoja, vähenevää kysyntää, tietoturvariskejä.

– Viime vuosien riskiympäristö on saanut myös ylimmän johdon kiinnostumaan strategisen salkunhallinnan
mahdollisuuksista. Tämä on seuraava iso juttu liikkeenjohdossa Suomessa, Anna-Riikka Hovi-
Taunila povaa.

Teema 2: Miten salkunhallinta voi ohjata strategiaa

Strategiaa toteutetaan projekteilla. Mutta miten varmistua siitä, että projektit edistävät juuri haluttuja strategisia tavoitteita? Tämä oli teemaryhmän kevään pyöreän pöydän aihe.
Tärkeää on kirjoittaa strategia auki taktisen tason tavoitteiksi. 

– Jos esimerkiksi strategisena tavoitteena on pitää asiakas keskiössä, seuraavaksi on tunnistettava, millä konkreettisilla asiakasprosessien muutoksilla tavoitteeseen voidaan päästä, Hovi-Taunila selittää.

Taktinen taso siis konkretisoi projektikokonaisuudet, jotka ajavat strategian toteutumista. 

– Taktisen tason tavoitteet jäävät liian usein puuttumaan, vaikka nimenomaan ne määrittelemällä tulee varmistettua, että salkussa olevat projektit linkittyvät strategiaan.

Teema 3: Miten strategiasta tulee portfolio

Ensin on strategia, ja sitten alkaa ideointi. Miten strategiasta poikivat ideat saadaan menestyksekkäästi projektiportfolioon ja osaksi salkunhallintaa?

Tähän on oma prosessinsa, jonka käytäntöjä kävimme läpi teemaryhmän syyswebinaarissa. Ideointityössä on keskeistä tunnistaa, kannattaako ideoiden ylipäätään olla juuri projekteja.

Jokaisen idean kohdalla on kysyttävä esimerkiksi nämä kysymykset: Onko tämä idea projekti? Vai hanke, jossa on monta projektia? Vai sittenkin linjaorganisaation työtä?

Teema 4: Oikeat resurssit oikeaan aikaan oikeassa paikassa

Organisaatiot ovat eri vaiheissa strategisen salkunhallinnan kypsyyden eli maturiteetin osalta. Juuri nyt resursointi pohdituttaa, ja siksi valitsimme sen vuoden viimeisen round table -iltamme aiheeksi. Parisenkymmentä projektinhallinnan ammattilaista kokoontui vaihtamaan kokemuksia resursoinnin haasteista ja parhaista käytännöistä.

‒ Ensimmäisessä vaiheessa alkaa olla jonkin verran näkyvyyttä siihen, kuinka monta projektia
organisaatiossa on meneillään. Kakkos- tai kolmosvaiheessa resursoinnista tulee monelle jo kriittinen teema, Anna-Riikka Hovi-Taunila kuvailee. 

Esimerkiksi kriittiset IT-resurssit olivat vielä jonkin aikaa sitten kiven alla, mikä näkyi monella toimialalla rajoitteena projektien aloittamiselle.

‒ Kun resursointiin on salkunhallinnassa riittävä näkyvyys, tunnistetaan riippuvuuksia eri projektien välillä. Nähdään, milloin projekteja ei voida käynnistää ja milloin voidaan taas aloittaa uutta.

Keskustelemalla haasteista tulee yhteisiä

Osallistujilta on tullut kokonaisuudesta hyvää palautetta viime vuoden tilaisuuksista, kertoo teemaryhmästä vastaava Thinking Portfolion toimitusjohtaja Anna-Riikka Hovi-Taunila.

– Halusimme rakentaa ohjelman niin, että ihmiset pääsivät mahdollisimman paljon vaihtamaan ajatuksia yli organisaatiorajojen, Hovi-Taunila sanoo.

Metropolia-oppilaitosten projektihallinnon johtaja Kimmo Virta osallistui marraskuun round table -iltaan

– Keskustelu muiden projektiammattilaisten kanssa vahvisti omaa käsitystä siitä, että haasteet ovat samoja organisaatiosta riippumatta.

Mistä teemoista haluaisit ensi vuonna päästä vaihtamaan ajatuksia kollegoiden kanssa? Ehdota
teemaryhmällemme aihetta: anna-riikka.hovi-taunila@thinkingportfolio.com 

Seuraava teemaryhmän webinaari järjestetään 5.3.2024. Lue lisää ja ilmoittaudu tästä.