Ketterä kokeilukulttuuri tuo uutta potkua projekteihin. Se on toimintatapa, joka innostaa kokeilemaan ja oppimaan yhdessä asiakkaiden kanssa. Asiakaskeskeisyys ja nopea oppiminen mahdollistavat jatkuvan parantamisen matkan varrella, varmistaen, että lopputulos vastaa asiakkaiden tarpeita ja odotuksia. Kuin huomaamatta uudet tavat toimia vahvistavat myös sisäistä yhteistyötä. –Mitä ketterä ja kokeileva toimintatapa tarkoittaa käytännössä?
Aseta selkeä tavoite
Kokeiluihin ryhtyminen vaatii aina selkeän tavoitteen. Alussa voi olla vielä tarkentumaton visio tulevaisuudesta, mutta on tärkeää varmistaa, että kaikki ymmärtävät sen samalla tavoin. Sitten on aika asettaa konkreettinen lyhyen aikavälin tavoite, vaikkapa seuraavalle työskentelyjaksolle, ja varmistaa, että kaikki jakavat yhteisen käsityksen siitä.
Ota asiakas mukaan
Kun päämäärä on selkeä, käynnistyy kokeilun toteutusvaihe ja työskentely pyritään tekemään näkyväksi kaikille. Mutta tässä ei ole vielä kaikki: myös asiakas otetaan mukaan matkaan. Olipa kyse sitten sisäisestä tai ulkoisesta asiakkaasta, heidän palautteensa on korvaamattoman arvokasta kokeilun onnistumista arvioitaessa.
Oppimisen ja onnistumisen avain: Pysähdy, arvioi, kehity!
Kokeilun jälkeen on tärkeää pysähtyä hetkeksi ja reflektoida saavutettua edistystä. Vaikka tämä vaihe saattaa tuntua ajan haaskaukselta, se itse asiassa avaa oven jatkuvalle oppimiselle. Reflektio on menneen toiminnan arviointia ratkaisukeskeisesti. Siinä on olennaista ottaa huomioon sekä onnistumiset että haasteet. Tarkastelemalla molempia näkökulmia voidaan päättää, miten toimia toisin ja saavuttaa entistä parempia tuloksia.
Keskity arvontuottoon ja oppimiseen lopputuotoksen sijaan
Työskentelyn tuloksena pyritään jatkuvasti tuottamaan arvoa, esimerkiksi ratkaisemaan jokin ongelma tai parantamaan päätöksentekoa. Esimerkiksi loppuraportti itsessään ei tuota arvoa, mutta sen sisältämä tieto mahdollistaa arvontuoton parempien päätösten kautta.
Ketterä toiminta on jatkuvaa oppimista ja parantamista. Edellä kuvatun kaltaiset syklit seuraavat toisiaan ja koko ajan pyritään parempaan. Oppimisen nopeus puolestaan riippuu syklin ajallisesta pituudesta.
Entä, jos kokeilu ei onnistu?
Iso osa kokeiluista ei johda odotettuun lopputulokseen. Tämä on väistämätöntä, kun luodaan uutta tai rakennetaan monimutkaista ratkaisua. Mikäli onnistuminen on ainoa sallittu lopputulos, ei uuden luominen ole käytännössä mahdollista. Epäonnistumisen pelko ohjaa tällöin ihmistä liiaksi. Hän pyrkii suunnittelun avulla minimoimaan epäonnistumisen riskin, samalla itse asiassa vesittäen kokeilun.
Mikäli kokeiluista ei opita mitään, vasta silloin voi puhua aidosta epäonnistumisesta. Joku viisas onkin kutsunut kokeilujen epäonnistumisia ”esionnistumisiksi”. Kuvaava termi, sillä ilman näitä välietappeja uusia innovaatioita ei synny. Thomas Alva Edison teki peräti 10 000 erilaista versiota ennen kuin keksi toimivan hehkulampun. James Dyson puolestaan loi 5 127 mallia ennen kuin mullistava sylinteripölynimuri syntyi. Jos tavoitteenasi on luoda jotain ennennäkemätöntä, älä luovuta muutaman kokeilun jälkeen.
Kolme keinoa ketteröittää projekteja
1. Nosta projektiryhmän suorituskyky uudelle tasolle
Tuoreelle projektiryhmälle kannattaa rakentaa tehokkaat työskentelytavat vaiheittain. Ryhmä voi kokeilla yhtä toimintatapaa 1–2 viikon ajan, arvioida yhdessä sen toimivuutta ja päättää, halutaan uudella tavalla jatkaa. Seuraavalla jaksolla voi taas kokeilla jotain uutta ja niin edelleen.
2. Vapauta luovuus ja etene askel
Iteratiivinen lähestymistapa kannattaa ottaa käyttöön aina kun mahdollista. Aloittaa voi vaikkapa luomalla karvalakkiversion projektisuunnitelmasta ja havainnollistamalla monimutkaisia kokonaisuuksia käsin piirretyillä kuvilla. Konkreettisten esimerkkien avulla on mahdollista kerätä palautetta ja saada tukea etenemiselle. Mielessä kannattaa pitää ohjaava ajatus: mikä on helpoin, kustannustehokkain ja nopein tapa edetä? kerrallaan
3. Pyri oppimaan jatkuvasti
Vaikka projekti olisi alussa suunniteltu perusteellisesti, voi suunnitelman päivittäminen olla hyödyllistä. Säännölliset reflektiot eri tilanteissa projektin aikana auttavat ymmärtämään, onko suunta oikea ja fokus oikeissa asioissa. Tarvittaessa suunnitelmia voi muuttaa ja ottaa käyttöön uudenlaisia lähestymistapoja, jotka auttavat onnistumaan nykyistä paremmin.
Kokeilujen käynnistäminen voi tuntua hankalalta, sillä kokeileva toimintatapa vaatii organisaatiolta ja asiakkaalta kykyä hyväksyä keskeneräisyyttä. Kun toimiva tapa kokeilla löytyy, kokeilemisesta tulee luontainen tapa edetä. Mietitkö, voisiko vinkkejä soveltaa omaan projektiin? –Kokeile.
Kirjoittaja:
Terhi Aho
Agile Coach Gofore Oyj
Terhi on kokenut digitalisaation ammattilainen, joka valmentaa yksilöitä, tiimejä ja organisaatioita ketteröittämään toimintaan ja käynnistämään kokeilut. Hän on julkaissut tänä vuonna kirjan kokeilukulttuurin rakentamisesta ja johtamisesta, Kokeilukulttuuri – Johda kasvua joka päivä.
